KI und Automatisierung: Welcher Ablauf sich zuerst lohnt

20 October 2026 6 min read

Einleitung

Automatisierung und künstliche Intelligenz können einem Betrieb viel Arbeit abnehmen, die jeden Tag ähnlich abläuft: E-Mails sichten und weiterleiten, Rechnungen abtippen, Zahlen von einem Programm ins nächste übertragen. Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten KI: 57 Prozent sind es laut einer im September 2026 veröffentlichten, repräsentativen Bitkom-Befragung. Die meisten sehen sich dabei noch ganz am Anfang. „Bei KI muss sich niemand abgeschlagen fühlen. Die entscheidenden Schritte stehen bei fast allen noch aus", sagt Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst. Im eigenen Betrieb beginnt der Weg mit einer praktischen Frage: Welcher Ablauf kommt zuerst? Dieser Beitrag zeigt, woran ein guter Kandidat zu erkennen ist, wann eine feste Regel genügt und was vor dem Start zu klären ist.

Wo Automatisierung im Alltag entlastet

Besonders viel bringt Automatisierung dort, wo Menschen Daten abtippen, weiterleiten oder zusammensuchen:

E-Mails und Formulare werden vorsortiert, die wichtigen Angaben herausgelesen und die Anfragen der zuständigen Person zugeordnet, auf Wunsch mit Antwortentwurf.
Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen werden ausgelesen, mit den gespeicherten Daten abgeglichen und ins System übernommen; was nicht eindeutig ist, prüft ein Mensch.
Wissen aus Handbüchern und Verträgen ist schnell gefunden: Wer in eigenen Worten fragt, bekommt die Antwort samt Fundstelle.
Angebote, Protokolle und Berichte entstehen als Entwurf aus vorhandenen Daten und Vorlagen.
Warenwirtschaft, Buchhaltung, Shop und Tabellen gleichen ihre Daten selbst ab, jede Angabe wird nur einmal erfasst.
Fristen und Kennzahlen werden laufend überwacht, Auffälligkeiten gemeldet, bevor jemand danach suchen muss.

Vier Fragen für den ersten Ablauf

Ideen gibt es meist genug. Für den Anfang eignet sich der Ablauf, bei dem alle vier Fragen ein Ja bekommen:

Kommt er oft vor? Je öfter ein Ablauf anfällt, desto mehr Zeit wird frei und desto schneller liegen genug echte Fälle für einen Test vor.
Läuft er jedes Mal ähnlich ab? Gebraucht werden immer ähnliche Angaben, am Ende steht dasselbe Ergebnis. Ob E-Mail, PDF oder Scan: Die Unterlagen dürfen verschieden aussehen, solange sie gleich behandelt werden.
Kostet er heute spürbar Handarbeit? Abtippen, Kopieren, Übertragen: Genau diese Schritte kann die Automatisierung übernehmen. Die frei werdende Zeit kann in Arbeit fließen, für die es Erfahrung braucht.
Sieht ein Mensch das Ergebnis, bevor es den Betrieb verlässt? Dann lassen sich Abweichungen rechtzeitig korrigieren. Ein Antwortentwurf wird vor dem Versand von einem Menschen gelesen; eine automatisch ausgelöste Zahlung zeigt sich dagegen erst auf dem Kontoauszug.

Typische Kandidaten sind der Posteingang, das Erfassen von Eingangsrechnungen und der Abgleich zwischen zwei Systemen; die Freigabe einer Zahlung bleibt dabei beim Menschen. Sinnvoll ist ein überschaubarer Ablauf statt des großen Wurfs: So zeigt sich früh, ob der Ansatz trägt.

Feste Regel, KI oder beides

Viele Aufgaben erledigt eine feste Regel zuverlässiger und günstiger als KI. Die Unterscheidung ist einfach:

Eine feste Regel passt, wenn klar ist, was in welchem Fall passieren soll, etwa beim Übertragen von Daten, beim Überwachen von Fristen oder bei Berechnungen. Sie kommt bei denselben Angaben jedes Mal zum selben Ergebnis und lässt sich vollständig nachvollziehen.
KI passt, wenn Nachrichten und Unterlagen unterschiedlich aussehen: freie Texte, E-Mails, eingescannte Dokumente. Sie liefert Vorschläge und Entwürfe und kann sich dabei irren. Deshalb gehören Prüfregeln oder eine Freigabe durch einen Menschen dazu.

In der Praxis ist es meist beides: KI liest und schlägt vor, feste Regeln prüfen, und über Ausnahmen entscheidet ein Mensch. Und manchmal ist die beste Lösung eine ganz ohne KI.

Klein anfangen, an echten Fällen messen

Was eine Automatisierung bringt, zeigt sich am verlässlichsten an den eigenen Vorgängen. Ein Pilotprojekt automatisiert einen einzelnen Ablauf und prüft ihn an echten Fällen: Wie oft stimmt das Ergebnis auf Anhieb, wie viel Zeit wird frei? Mit diesen Zahlen entscheidet der Betrieb, ob und wie es weitergeht.

Auch fürs Budget hilft ein Blick darauf, wo die großen Posten tatsächlich liegen. In derselben Bitkom-Befragung nennen 51 Prozent der KI-Anwender die Infrastruktur wie Cloud und Rechenleistung als großen Kostenpunkt, 50 Prozent die Aufbereitung von Daten und 41 Prozent die Integration in bestehende Systeme. Abos und Lizenzen nennen 21 Prozent, gleichauf mit externer Beratung, die Schulung der Beschäftigten 19 Prozent und den nutzungsabhängigen Verbrauch der KI-Modelle nur 8 Prozent. Wintergerst fasst es so zusammen: „Daten aufbereiten, Systeme verbinden und Rechenkapazität bereitstellen erfordert den höchsten Aufwand. Wer nur eine Lizenz kauft, hat KI eingekauft, aber noch nichts verändert."

Was vor dem Start zu klären ist

Drei Punkte machen den Start leichter:

Welche Daten wohin gehen. Bevor Daten fließen, steht fest, welche Angaben wirklich nötig sind, wo sie verarbeitet werden und welche Verträge es dafür braucht, etwa zur Auftragsverarbeitung. Zur Wahl stehen im Wesentlichen drei Wege: die Angebote großer US-Anbieter für Geschäftskunden, KI-Modelle aus Europa oder offen verfügbare Modelle auf Servern, über die der Betrieb selbst bestimmt.
Was die EU-KI-Verordnung verlangt. Betriebe, die KI-Systeme einsetzen, ergreifen nach Artikel 4 der Verordnung Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu unterstützen, ebenso die anderer Personen, die in ihrem Auftrag damit arbeiten. Schulungen und andere Maßnahmen lassen sich intern festhalten, ein Zertifikat braucht es laut EU-Kommission nicht. Ein bestimmtes Niveau muss niemand garantieren. KI-Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren, etwa ein Chatbot auf der Website, müssen seit dem 2. August 2026 so gebaut sein, dass die Nutzer spätestens beim ersten Kontakt klar erfahren, dass sie es mit einer KI zu tun haben, sofern das nicht offensichtlich ist. KI, die Bewerbungen sichtet, filtert oder Bewerber bewertet, gilt in der Regel als Hochrisiko-System; dafür greifen ab dem 2. Dezember 2027 eigene, strengere Pflichten. Stand: Oktober 2026; eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Wer mitmacht. Ob eine Lösung im Alltag trägt, entscheiden die Menschen, die den Ablauf kennen. Sie gehören von Anfang an dazu: bei der Aufnahme der Abläufe, beim Test, bei der Einweisung. Arbeitet das neue System mit KI, zählt die Einweisung zugleich zu den Maßnahmen, die die Verordnung verlangt.

Praxis-Beispiel

Ein typisches Szenario: Ein Großhandel für Haustechnik erhält täglich Bestellungen per E-Mail, mal als PDF im Anhang, mal im Text der Nachricht. Bisher tippt der Innendienst jede davon in die Warenwirtschaft ab. Bei diesem Ablauf lautet die Antwort auf alle vier Fragen Ja: Er kommt täglich vor, endet immer in einem Auftrag, kostet viel Tipparbeit, und jede Bestellung wird vor dem Versand ohnehin geprüft. Im Pilotprojekt liest die KI Kunde, Artikel, Mengen und, falls angegeben, Preise heraus, eine feste Regel gleicht diese Angaben mit den gespeicherten Kunden- und Artikeldaten ab, und der Innendienst prüft den fertigen Auftragsentwurf, statt die Bestellung abzutippen. Unklare Zeilen, etwa eine unbekannte Artikelnummer oder ein abweichender Preis, sind markiert. Nach einigen Wochen zeigen die eigenen Zahlen, wie oft der Entwurf auf Anhieb stimmt, und der Betrieb entscheidet auf dieser Grundlage über den nächsten Ablauf. Die Zeit, die bisher ins Abtippen ging, kann der Innendienst in Rückfragen und Kundenberatung stecken.

So unterstützt HaiSoTec

HaiSoTec setzt solche Vorhaben als Dienstleistung um: von der Aufnahme der Abläufe über ein Pilotprojekt an echten Fällen bis zum laufenden Betrieb, im direkten Gespräch mit den Entwicklern. Welche vorhandenen Systeme sich anbinden lassen, wird dabei geprüft, bevor etwas zugesagt wird.

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