Einleitung
Die Frage „Welche Daten habt ihr eigentlich über mich?" lässt sich in HaiSoTec People beantworten, während sie noch im Raum steht: Ein Klick erzeugt ein fertiges Dokument mit den gespeicherten Daten zur Person — und mit den Angaben, die die Datenschutz-Grundverordnung über die Daten hinaus verlangt.
Das ist mehr als Bequemlichkeit. Für die Antwort auf ein Auskunftsersuchen gilt eine Frist von einem Monat: Der Verantwortliche stellt die Informationen „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags" zur Verfügung (Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO). Wer die Angaben erst aus Personalordner, Laufwerk, Postfach und Lohnbuchhaltung zusammentragen muss, verbraucht davon den größten Teil. Liegt die Akte an einem Ort, bleibt die Frist Reserve statt Termindruck.
Die Auskunft ist fertig, bevor die Frist zu drücken beginnt
Das erzeugte Dokument trägt die Überschrift „Datenauskunft gemäß Art. 15 DSGVO" und ist nach Abschnitten gegliedert: Stammdaten, Beschäftigungen, Qualifikationen, Dokumentmetadaten und die letzten fünfzig Einträge aus dem Zugriffsprotokoll. Name, Personalnummer, Ausgabedatum und die ausgebende Person stehen im Kopf.
Darunter stehen die Angaben, die Art. 15 Abs. 1 zusätzlich zu den Daten selbst fordert: die Verarbeitungszwecke — Personalverwaltung und Lohnabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Qualifikationsmanagement —, die Rechtsgrundlage, die Empfängerkategorien und die Aufbewahrungsfristen mit ihren Rechtsgrundlagen. Das entspricht Buchstabe a, c und d der Vorschrift — Angaben über die Daten, die man beim Zusammenstellen von Hand erst formulieren müsste.
Wer die Daten lieber maschinenlesbar herausgibt, wählt statt des PDF eine JSON-Datei — für elektronisch gestellte Anträge sieht Art. 15 Abs. 3 ausdrücklich ein gängiges elektronisches Format vor. Diese Fassung ist zugleich die umfassendere und führt zusätzlich die Feldhistorie und die Arbeitszeiten der Person mit.
Drei Punkte gehören der Genauigkeit halber dazu. Die Auskunft erzeugt die Personalverwaltung, nicht die betroffene Person selbst — dafür braucht es eine eigene Berechtigung. Wie vollständig sie ausfällt, hängt davon ab, wer sie anstößt: Feldhistorie und Arbeitszeiten erscheinen nur bei vollen Verwaltungsrechten, Gehaltsangaben nur, wenn die anstoßende Person sie ohnehin sehen darf. Das ist Absicht, damit eine Teilberechtigung nicht über den Umweg des Exports zur Vollauskunft wird — wer eine Auskunft nach außen gibt, lässt sie deshalb von der Geschäftsführung erzeugen. Und sie deckt, was in People liegt; Daten aus einem daneben laufenden Lohnprogramm steuert der Betrieb weiterhin selbst bei.
Die eigenen Stammdaten sieht jeder selbst
Unter „Meine Daten" findet jede angemeldete Person ihre eigenen Angaben: persönliche Daten und Anschrift, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Bankverbindung und Krankenkasse. Sichtbar nur für sie, ohne Umweg über die Personalabteilung.
Im Alltag nimmt das den größten Teil der Nachfragen vorweg. „Welche IBAN ist hinterlegt?" und „Welche Steuerklasse steht da?" sind selten Rechtsfragen — meistens ist es die Bitte um einen Blick in die eigene Akte.
Wie lange Unterlagen bleiben, steht schon im System
Aufbewahrungsfristen liegen in People als Richtlinien im System. Jede trägt einen Namen, eine Frist, die Rechtsgrundlage, den Geltungsbereich — Person, Dokument oder Protokoll — und die Handlung am Ende, löschen oder anonymisieren. Damit steht ab dem ersten Tag fest, wie lange welche Unterlage bleibt.
Eine Grundausstattung ist dabei, unter anderem:
Lohnbuchungsbelege, acht Jahre — Buchungsbelege sind nach § 257 Abs. 4 HGB acht Jahre aufzubewahren, die Handelsbücher selbst zehn.
Lohnkonto, sechs Jahre — „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren" (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).
Sozialversicherungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Arbeitszeitnachweise und betriebliche Altersvorsorge — jeweils mit eigener Frist und eigener Rechtsgrundlage.
Das Aufbewahrungs-Dashboard zeigt je Person und Richtlinie das Ablaufdatum, die verbleibenden Tage und den Status; darüber stehen vier Sammelzahlen: überfällig, kritisch, Warnung, in Ordnung.
Einmal täglich sieht das System nach, welche Fristen abgelaufen sind. Bei einer ausgeschiedenen Person legt es daraufhin einen Löschantrag an — löschen tut es nichts. Bei Unterlagen und beim Protokoll bleibt es bei einem Vermerk für die Verwaltung; Protokolle werden nie automatisch geräumt.
Maßgeblich ist dabei die Richtlinie, die am spätesten abläuft: Solange die sozialversicherungsrechtliche Fünfjahresfrist läuft, wird eine Akte nicht schon nach den drei Jahren der allgemeinen Richtlinie vorgeschlagen. Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres, nicht tagesgenau — so, wie es auch das Handelsrecht für seine Fristen vorsieht.
Die mitgelieferten Fristen sind eine Grundausstattung und kein Rechtsrat. Welche Richtlinie im eigenen Betrieb gilt, entscheidet der Betrieb; die Liste ist dafür frei änderbar.
Wenn jemand geht: mit einem Nachweis in der Hand
Eine Löschung ist in People ein Antrag mit Begründung. Freigeben muss ihn eine zweite Person — wer beantragt, kann nicht selbst freigeben. Bei der Freigabe wird entschieden, ob gelöscht oder anonymisiert wird. Anonymisieren ist der bessere Weg, wenn Auswertungen und Zeitreihen stimmig bleiben sollen, ohne dass noch eine Person dahintersteht.
Am Ende entsteht ein Lösch- beziehungsweise Anonymisierungszertifikat als PDF: was wann von wem entfernt wurde, welche Datenbereiche geleert und wie viele Dateien gelöscht wurden. Damit ist die Löschung nicht nur geschehen, sondern belegt — und genau darauf zielt Art. 5 Abs. 2 DSGVO: „Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können."
Läuft zu einer Person ein Verfahren, hält ein Legal Hold die Akte fest. Der Löschantrag lässt sich dann nicht freigeben, und der Grund dafür steht daneben. Das ist keine Umgehung des Löschrechts, sondern dessen eingebaute Grenze: Art. 17 Abs. 3 nimmt die Verarbeitung „zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen" ausdrücklich aus (Buchstabe e), ebenso die Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten (Buchstabe b).
Wer die Akte geöffnet hat, ist nachvollziehbar
Das Zugriffsprotokoll hält nicht nur Änderungen fest, sondern auch das Ansehen: Wird eine Personalakte geöffnet, entsteht ein Eintrag, ebenso bei der Vorschau eines Dokuments. Bei Änderungen steht der alte Wert neben dem neuen, Feld für Feld.
Gegenüber einer Aufsichtsbehörde ist das der Nachweis, dass Zugriffe nachvollziehbar sind. Im Alltag erspart es eine unangenehme Frage: Wer wissen möchte, wer eine Akte gesehen hat, sieht selbst nach.
Dazu kommt, wer überhaupt hineinsehen darf. Das Gehalt hängt an einer eigenen Berechtigung, getrennt vom Rest der Akte; Berechtigungen lassen sich zusätzlich auf einzelne Felder und auf Standort oder Abteilung zuschneiden. Durchgesetzt wird das auf dem Server — was jemand nicht sehen darf, wird gar nicht erst geliefert.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Handwerksbetrieb mit drei Standorten, eine Personalerin für alle drei. Kurz vor dem Jahreswechsel meldet sich ein ehemaliger Mitarbeiter und möchte wissen, was noch über ihn gespeichert ist.
Es sind zwei Handgriffe: Auskunft erzeugen, PDF herausgeben. Und weil die Aufbewahrungsfristen ohnehin hinterlegt sind, steht gleich daneben, welche Unterlagen dieser Person wann fällig werden. Was zum Jahreswechsel gelöscht werden darf, ist damit ein Datum und keine offene Frage.
Für wen sich das lohnt
Am meisten haben Betriebe davon, bei denen die Personalarbeit an ein oder zwei Personen hängt und trotzdem alle Pflichten gelten: Handwerk und Bau mit mehreren Standorten, Hausverwaltungen, IT-Dienstleister mit wechselnden Teams. Dort liegt der Aufwand weniger in der einzelnen Anfrage als im Vorhalten der Übersicht zwischen den Anfragen — und genau das übernimmt das System.
Der Nebeneffekt gilt für alle: Was an einem Ort liegt, lässt sich auch an einem Ort belegen.
Verfügbarkeit
Die beschriebenen Funktionen gehören zum Lieferumfang von HaiSoTec People. People ist zugleich das Portal für HaiSoTec Times — deshalb gehören die Arbeitszeiten einer Person zur Auskunft aus People und müssen nicht getrennt beschafft werden. DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt.
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