Was Sie konkret gewinnen
Jeder Auftrag ist auffindbar, ohne nachzufragen
Die Auftragsbearbeitung läuft vom Angebot bis zur E-Rechnung in einem Durchgang: Kundenaufträge werden zentral angelegt, verfolgt und abgeschlossen. Klare Statusübersicht und transparente Verfolgung offener und laufender Arbeiten.
- Kein Suchen, kein Nachfragen, kein Informationsverlust – alle Informationen sind jederzeit verfügbar.
Bereit für die E-Rechnungspflicht
Seit 2025 müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können – und in den Folgejahren auch versenden. HaiSoTec Vorgano liefert diese Funktionen ab Werk, ohne Zusatzmodul oder externe Software.
- E-Rechnungspflicht technisch abgedeckt
- ZUGFeRD- und Factur-X-konform (EN 16931, eingebettete CII-XML)
- Lückenlos fortlaufende Rechnungsnummer nach § 14 UStG
- Optional mit digitaler Unterschrift (SHA-256-gesichert)
Unterschrift vor Ort, PDF sofort abgelegt
Der Kunde unterschreibt direkt im Browser auf dem Tablet oder Smartphone. Die Unterschrift wird SHA-256-gesichert, in einer eigenen Signaturseite ins PDF eingebettet und archiviert – für Lieferscheine, Angebote, Rechnungen oder jedes andere PDF.
- Rechtsgültig für formfreie Geschäfte (§ 127 BGB)
- SHA-256-Integritätsprüfung pro Signatur
- Dedizierte Signaturseite im PDF (Name, Firma, Datum)
- Kein Drucker, kein Scanner, keine Rückläufer
Sie wissen, was wo liegt — auch im Fahrzeug
Artikel, Bestände und Reservierungen gehören zu Aufträgen. Nicht zu Excel. Die integrierte Warenwirtschaft verwaltet sie direkt am Vorgang – ohne separates Warenwirtschaftssystem, mit Fahrzeug-, Haupt- und Kundenlagern, Seriennummernverwaltung und virtuellem Ticket-Lager.
- Beliebig viele Lagerorte (Haupt-, Fahrzeug-, Kundenlager) – frei konfigurierbar
- Seriennummern-Verwaltung mit eigener Admin-Seite
- Reservierungen pro Auftrag mit Lieferanten- und Bestellstatus
- Virtuelles Ticket-Lager zeigt alle auf offene Vorgänge gebuchten Mengen
Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag
Vollständiges Angebotsmodul mit Geschäftspartnerauswahl, Artikelpositionen, Rabatten, Steuersätzen und Gültigkeitsdauer. Automatische, lückenlose Angebotsnummerierung.
- Per Klick in einen Auftrag überführen – ohne doppelte Erfassung. Angebote werden als PDF erzeugt und im System archiviert.
Der Umstieg von Excel kostet keinen Neuanfang
Massenimport von Geschäftspartnern, Artikeln, Aufträgen und Verträgen. Bestehende Datensätze werden anhand der Nummer erkannt und zusammengeführt – leere Felder überschreiben nichts.
- Referenz-IDs (Steuersatz, Zahlungsziel, Zahlungskondition) werden geprüft. Umlaute und Excel-Exporte funktionieren zuverlässig. Vorlagen stehen als Download bereit.
Dashboard & Auswertungen
Sehen Sie auf einen Blick, was heute zu tun ist, wo die Auslastung liegt und welche Zahlen in die Abrechnung fließen.
Persönliches Dashboard
Heutige Arbeitszeit, offene Zuweisungen, zuletzt bearbeitete Vorgänge und anstehende Termine aus Ihrem Kalender (sofern verbunden) – direkt beim Login.
Echtzeit-KPIs
Gesamt, offen, geschlossen, Durchschnittsbearbeitungszeit, Reopen-Rate und Verteilung nach Status – mit frei wählbaren Zeiträumen (Tag, Woche, Monat, Quartal).
Exporte für Abrechnung & Controlling
Strukturdaten als PDF, CSV oder direkt als Rechnungsgrundlage. Alle Auswertungen filterbar, per E-Mail versendbar und exportierbar.
Was außerdem dazugehört
Aufgaben entstehen direkt aus Aufträgen oder werden unabhängig erstellt. Zuständigkeiten eindeutig geregelt, Prioritäten sichtbar.
Wartungsverträge, Servicevereinbarungen oder Rahmenverträge sind direkt mit Kunden und Aufträgen verbunden.
Arbeitszeiten werden direkt auf Aufgaben gebucht. Das bedeutet: Klare Kalkulationsgrundlage und saubere Abrechnungsbasis.
Ein strukturierter Lösungsvorschlag in deutscher Sprache, direkt am Vorgang — auf Anforderung, nie ungefragt. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN- und Kreditkartennummern werden vorher maskiert.
Vom Angebot bis zur Rechnung – ohne ERP
Sie bekommen die Funktionen, für die sonst ein ERP-System nötig wäre – Aufträge, Warenwirtschaft, Zeiten und E-Rechnung – ohne ERP-Einführung und ohne separate ERP-Lizenz. Geschäftspartner, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, E-Rechnungen und Lager liegen in einer Anwendung, ohne Schnittstellen zwischen Systemen.
Alle sehen dasselbe, sofort
Neue Positionen, Statuswechsel und Zuweisungen erscheinen sofort bei allen Mitarbeitern — ohne Neuladen. Wer am selben Vorgang arbeitet, sieht den aktuellen Stand, nicht den von vor fünf Minuten.