HaiSoTec
StartseiteBlogKarriere

HaiSoTec Vorgano

Aufgaben- und Vorgangsmanagement – ohne ERP-Zwang

Von der Anfrage über den Lieferschein bis zur E-Rechnung in einem System. Schluss mit Zettelwirtschaft, Excel-Chaos und Medienbrüchen.

  • Angebot → Rechnung in einem System
  • E-Rechnung 2025 ready (ZUGFeRD/Factur-X)
  • Unterschrift am Tablet beim Kunden
  • Lagerverwaltung & Materialwirtschaft inklusive
Made in Germany
Managed Hosting
Google Cloud
ZUGFeRD / Factur-X
Digitale Signatur
Vertex AI
DSGVO-konform
Hosting Frankfurt (EU)
Auto-Skalierung
Automatische Updates
§ 14 UStG
Audit-Logs
Mandantentrennung
Mehrbenutzer-Echtzeit
Made in Germany
Managed Hosting
Google Cloud
ZUGFeRD / Factur-X
Digitale Signatur
Vertex AI
DSGVO-konform
Hosting Frankfurt (EU)
Auto-Skalierung
Automatische Updates
§ 14 UStG
Audit-Logs
Mandantentrennung
Mehrbenutzer-Echtzeit
Angebot bis RechnungEin System, kein Medienbruch, keine Doppelpflege
E-Rechnung 2025-readyZUGFeRD / Factur-X out of the box · XRechnung-kompatibel
Digitale UnterschriftSHA-256-gesichert, unveränderlicher Prüfpfad

Warum unser Vorgangsmanagement "HaiSoTec Vorgano"?

Vom Angebot bis zur Rechnung – ohne ERP
Geschäftspartner, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, E-Rechnungen und Lager – alles in einer Anwendung. Keine separate ERP-Lizenz, keine monatelange Einführung, keine Schnittstellen zwischen Systemen.
Echtzeit statt Reloads
Firestore-Snapshots liefern jede Änderung sofort an alle verbundenen Clients. Neue Positionen, Statuswechsel und Zuweisungen erscheinen live bei allen Mitarbeitern – ohne F5, ohne Polling.
Bereit für die E-Rechnung 2025
ZUGFeRD- und Factur-X-konforme PDFs (EN 16931) mit eingebetteter CII-XML – direkt aus dem System, ohne Zusatzmodul.
Unterschrift am Tablet
Lieferschein, Angebot oder Rechnung beim Kunden auf dem Tablet unterschreiben – rechtsgültig für formfreie Geschäfte (§ 127 BGB), SHA-256-gesichert.
Managed Cloud · Zero IT-Aufwand

Wir kümmern uns um die Technik. Sie um Ihr Geschäft.

Die Plattform läuft auf Google Cloud in Frankfurt, betrieben von HaiSoTec. Keine eigene Server-Infrastruktur, keine DevOps-Rolle, keine Wartungs­fenster am Wochenende – Sie fokussieren sich auf Ihr Geschäft, wir halten alles am Laufen.

  • Hosting übernehmen wirKeine Server-Installation, kein Rechenzentrum, kein IT-Mitarbeiter für Betrieb nötig. Wir pflegen die Infrastruktur — Sie nutzen das Produkt.
  • Endlos skalierbarOb 5 oder 500 Benutzer — die Plattform skaliert automatisch mit. Kein Tuning, keine Migration bei Wachstum.
  • Automatische UpdatesNeue Features und Sicherheits-Patches werden regelmäßig eingespielt. Kein Update-Wochenende, keine Client-Installation auf Mitarbeiter-Geräten.
  • Überall erreichbarJeder moderne Browser, jedes Gerät. Kein VPN, keine Client-Installation, keine IP-Whitelists nötig.
E-Rechnungs-Pflicht · 2025

Bereit für die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025

Seit 2025 müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können – und in den Folgejahren auch versenden. HaiSoTec Vorgano liefert diese Funktionen ab Werk, ohne Zusatzmodul oder externe Software.

  • E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 technisch abgedeckt
  • ZUGFeRD- und Factur-X-konform (EN 16931, eingebettete CII-XML)
  • Lückenlos fortlaufende Rechnungsnummer nach § 14 UStG
  • Optional mit digitaler Unterschrift (SHA-256-gesichert)
Beratung zur E-Rechnung anfragen

Was Sie konkret gewinnen

Unterschrift am Tablet

Lieferschein beim Kunden – direkt im Browser, ohne Medienbruch

Der Kunde unterschreibt direkt im Browser auf dem Tablet oder Smartphone. Die Unterschrift wird SHA-256-gesichert, in einer eigenen Signaturseite ins PDF eingebettet und revisionssicher archiviert – für Lieferscheine, Angebote, Rechnungen oder jedes andere PDF.

  • Rechtsgültig für formfreie Geschäfte (§ 127 BGB)
  • SHA-256-Integritätsprüfung pro Signatur
  • Dedizierte Signaturseite im PDF (Name, Firma, Datum)
  • Kein Drucker, kein Scanner, keine Rückläufer
Lager & Material

Mehrere Lager, Seriennummern, Reservierungen — direkt am Vorgang

Artikel, Bestände und Reservierungen gehören zu Aufträgen. Nicht zu Excel. Mit Fahrzeug-, Haupt- und Kundenlagern, Seriennummern­verwaltung und virtuellem Ticket-Lager.

  • Beliebig viele Lagerorte (Haupt-, Fahrzeug-, Kundenlager) — frei konfigurierbar
  • Seriennummern-Verwaltung mit eigener Admin-Seite
  • Reservierungen pro Auftrag mit Lieferanten- und Bestellstatus
  • Virtuelles Ticket-Lager zeigt alle auf offene Vorgänge gebuchten Mengen
Prozessfluss

Ein System – von der Anfrage bis zur Rechnung

Jedes Dokument verweist auf das nächste. Jede Zeitbuchung fließt in die Abrechnung. Jede Artikel­buchung reduziert den Lagerbestand. Keine isolierten Datensilos, keine Medienbrüche.

  1. Geschäftspartner
  2. Angebot
  3. Auftrag
  4. Ticket
  5. Arbeitszeit
  6. Artikel
  7. Lieferschein
  8. Rechnung
Live-Überblick

Dashboard & Auswertungen

Sehen Sie auf einen Blick, was heute zu tun ist, wo die Auslastung liegt und welche Zahlen in die Abrechnung fließen.

Persönliches Dashboard

Heutige Arbeitszeit, offene Zuweisungen, zuletzt bearbeitete Vorgänge und anstehende Termine aus Ihrem Kalender (sofern verbunden) – direkt beim Login.

Echtzeit-KPIs

Gesamt, offen, geschlossen, Durchschnitts­bearbeitungs­zeit, Reopen-Rate und Verteilung nach Status – mit frei wählbaren Zeit­räumen (Tag, Woche, Monat, Quartal).

Exporte für Abrechnung & Controlling

Struktur­daten als PDF, CSV oder direkt als Rechnungs­grundlage. Alle Auswertungen filterbar, per E-Mail versendbar und revisions­sicher archiviert.

Über 40 Konfigurations­seiten

Admin-Konfiguration ohne Entwicklerticket

Über 40 Konfigurations­seiten im Admin-Bereich. Passen Sie das System direkt an Ihre Prozesse an — ohne Ticket, ohne Release-Zyklus, ohne Wartezeit.

Zugriff & Benutzer

BenutzerGruppenRechte (20+)Rollen

Vorgänge & Ablauf

KategorienUnter-KategorienPrioritätenTicket-StatusTicket-TypenTicket-VorlagenWiederkehrende TicketsTicket-StandardwerteChecklisten

Projekte, Angebote, Aufträge, Verträge

Projekt-StatusProjekt-StandardwerteAngebots-StandardwerteAuftrags-StandardwerteVertrags-Standardwerte

Kommunikation

NPMs (Shared Mailboxes)System-E-Mail-KonfigurationBlockierte E-Mail-DomainsE-Mail-VorlagenKontakteGeschäftspartner-Zuordnung

Abrechnung & Finanzen

Firmendaten & LogoSteuersätzeZahlungs­konditionenZahlungszielePreislistenTextvorlagen

Stammdaten

TätigkeitenOrt der TätigkeitDatenimport (CSV)

Lager & Artikel

LagerArtikelArtikelgruppenHerstellerSeriennummernWareneingangReservierungen

Design & Branding

Design (Farben & Logo)

Für wen ist das System "HaiSoTec Vorgano" ideal?

Handwerksbetriebe

Perfekt für Betriebe, die Aufträge, Material und Arbeitszeiten effizient organisieren möchten.

Zentrale Auftragsverwaltung
Materialverwaltung mit Lagern
Zeiterfassung pro Auftrag
Keine Excel-Listen mehr

Handwerksbetriebe - Aufträge, Material und Arbeitszeiten zentral organisieren.

Kunden­aufträge, Materialien und Fahrzeug­lager zentral in einem System – Excel entfällt.

Arbeitszeiten werden direkt auf Aufträge gebucht und sind jederzeit auswertbar.

Handwerksbetriebe - Aufträge, Material und Arbeitszeiten zentral organisieren.

Kunden­aufträge, Materialien und Fahrzeug­lager zentral in einem System – Excel entfällt.

Arbeitszeiten werden direkt auf Aufträge gebucht und sind jederzeit auswertbar.

Dienstleistungsunternehmen

Ideal für serviceorientierte Unternehmen mit transparenten Arbeitsabläufen.

Strukturierte Auftragsverfolgung
Dokumentation aller Vorgänge
Nachvollziehbare Abrechnungen
Klare Zuständigkeiten

Dienstleistungsunternehmen - Aufträge strukturiert organisieren und Prozesse transparent steuern.

Alle Vorgänge zentral dokumentiert, Leistungen eindeutig zuordenbar und sauber abrechenbar.

Definierte Zuständigkeiten sorgen für klare Abläufe und effiziente Zusammenarbeit.

Dienstleistungsunternehmen - Aufträge strukturiert organisieren und Prozesse transparent steuern.

Alle Vorgänge zentral dokumentiert, Leistungen eindeutig zuordenbar und sauber abrechenbar.

Definierte Zuständigkeiten sorgen für klare Abläufe und effiziente Zusammenarbeit.

Produktionsnahe KMU

Für kleine und mittelständische Betriebe mit Produktions- oder Fertigungsabläufen.

Materialdisposition transparent
Auftragsfortschritt im Blick
Lager- und Bestandsverwaltung
Integration in bestehende Prozesse

Produktionsnahe KMU - Material, Aufträge und Bestände strukturiert im Blick behalten.

Material­disposition transparent, direkt mit Aufträgen verknüpft – Fortschritt ist jederzeit nachvollziehbar.

Integrierte Lager- und Bestands­verwaltung, flexibel in bestehende Prozesse integrierbar.

Produktionsnahe KMU - Material, Aufträge und Bestände strukturiert im Blick behalten.

Material­disposition transparent, direkt mit Aufträgen verknüpft – Fortschritt ist jederzeit nachvollziehbar.

Integrierte Lager- und Bestands­verwaltung, flexibel in bestehende Prozesse integrierbar.

Außendienst & Werkstatt

Optimale Lösung für Betriebe mit Außendienst, Werkstatt oder Lager.

Mobile Zugriffsmöglichkeiten
Fahrzeuglager verwalten
Aufträge vor Ort bearbeiten
Kommunikation in Echtzeit

Außendienst & Werkstatt - Aufträge flexibel bearbeiten – im Betrieb und unterwegs.

Mobiler Zugriff auf Aufträge und Kundendaten, Fahrzeug­lager im System verwaltet.

Aufträge vor Ort bearbeiten, Lieferscheine auf dem Tablet unterschreiben – ohne Medienbruch.

Außendienst & Werkstatt - Aufträge flexibel bearbeiten – im Betrieb und unterwegs.

Mobiler Zugriff auf Aufträge und Kundendaten, Fahrzeug­lager im System verwaltet.

Aufträge vor Ort bearbeiten, Lieferscheine auf dem Tablet unterschreiben – ohne Medienbruch.

Technische Basis

Worauf das System produktiv aufsetzt

Statt anonymer Versprechen: die konkreten Schnittstellen, Plattformen und Standards, mit denen wir täglich produktiv arbeiten – nachprüfbar in der Live-Umgebung.

  • ZUGFeRD / Factur-X / EN 16931Hybride Rechnungen mit eingebettetem XML-Datensatz, konform zur 2025er Pflicht
  • PDF-Erstellung mit pdf-libRechnungen, Lieferscheine und Angebote serverseitig erzeugt – inkl. eingebettetem ZUGFeRD-XML und optionaler Signatur
  • Digitale PDF-Signatur · SHA-256SHA-256-gesicherter Prüfpfad, Unterschrift direkt im Browser oder am Tablet
  • Google Vertex AIKI-Assistent für Lösungs­vorschläge am Vorgang (Titel + Beschreibung, PII-anonymisiert)
  • Firebase / Firestore · FrankfurtMehrbenutzer-Echtzeit, Hosting in der EU, Mandantentrennung von Anfang an
  • Revisionssichere HistorieJede Änderung an Auftrag, Lieferschein oder Rechnung mit Zeitstempel und Benutzer nachvollziehbar – vollständige Audit-Logs pro Entität
  • Browser-only · kein Client-RolloutStart direkt im Browser – auf Tablet, Laptop oder Desktop. Keine Client-Installation, keine Admin-Rechte auf Mitarbeiter-Geräten nötig.
  • Microsoft 365 (optional)Anbindung möglich, kein Zwang – funktioniert auch mit anderen Mail-Systemen
Technologie & Recht

Technische & rechtliche Rahmenbedingungen

Die Plattform erfüllt die wichtigsten Compliance-, Integrations- und Hosting-Anforderungen – von Haus aus, nicht als Nachrüstung.

Compliance & Recht

Hosting Frankfurt (EU)
DSGVO-konform
Digitale Signatur
§ 14 UStG

Integrationen

ZUGFeRD / Factur-X
Microsoft 365 (optional)
Vertex AI

Technologie & Infrastruktur

Google Cloud
Firebase / Firestore
Mehrbenutzer-Echtzeit
Einführung

Einführung in drei Schritten

Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Einsatz – ein klar definierter Weg, keine Überraschungen.

  1. Bestandsaufnahme

    Wir besprechen Ihre Prozesse, Rollen und Ziele in 30-60 Minuten. Sie erfahren, was die Plattform leisten kann und was nicht.

  2. Konfiguration

    Ihr Mandant wird eingerichtet: Status, Kategorien, Rollen, Standard­werte, E-Mail- und PDF-Vorlagen. Stammdaten via CSV-Import oder SAP-Anbindung.

  3. Go-Live mit Schulung

    Kompakte Einweisung für Admins und Endanwender. Im Anschluss direkter Support per E-Mail und Telefon in den ersten Wochen.

Erst testen, dann entscheiden

Test-Mandant auf Anfrage – mit Beispieldaten startklar

Sehen Sie das System nicht im Video, sondern in einer eigenen Umgebung. Nach einem kurzen Gespräch stellen wir Ihnen einen Test-Mandanten mit anonymisierten Beispiel­daten bereit – inklusive Einrichtung und Onboarding-Hinweisen.

  • Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 h nach Erstgespräch
  • Kostenfrei und unverbindlich – keine Kreditkarte nötig
  • Realistische Beispieldaten statt leerer Demo-Maske
  • Keine automatische Verlängerung, keine versteckten Kosten
Test-Mandant anfragenKurzes Gespräch, dann Zugang innerhalb von 48 h

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen zu unserem Aufgaben- und Vorgangsmanagement-System. Finden Sie schnelle Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Für wen ist HaiSoTec Vorgano geeignet?

Für Handwerksbetriebe, Dienstleistungsunternehmen, produktionsnahe kleine und mittelständische Betriebe sowie Betriebe mit Lager, Werkstatt oder Außendienst – kurz gesagt: für alle, die wachsen wollen, ohne im Verwaltungsaufwand zu versinken.

Brauche ich ein ERP-System, um HaiSoTec Vorgano zu nutzen?

Nein. Das System ist bewusst eigenständig konzipiert und konzentriert sich auf Auftragsabwicklung, Aufgaben, Material und Zeiterfassung – ohne ERP-Zwang.

Kann ich mehrere Lager verwalten?

Ja. Das System unterstützt mehrere Lagerorte – z. B. Fahrzeuglager, zentrales Hauptlager oder kundenspezifische Lager.

Wie werden Arbeitszeiten erfasst?

Arbeitszeiten werden direkt auf Aufgaben gebucht und bleiben dauerhaft mit dem jeweiligen Auftrag verknüpft – transparent, nachvollziehbar und abrechnungsrelevant.

Wie wird verhindert, dass Aufträge untergehen?

Jeder Auftrag ist zentral dokumentiert, eindeutig zugewiesen und bleibt sichtbar, bis er abgeschlossen ist. Statusänderungen werden nachvollziehbar protokolliert.

Kann ich Wartungsverträge abbilden?

Ja. Wartungsverträge, Servicevereinbarungen oder Rahmenverträge können direkt mit Kunden und Aufträgen verknüpft und wiederkehrende Leistungen strukturiert abgebildet werden.

Welche E-Rechnungs-Formate werden unterstützt — auch XRechnung für Behörden?

HaiSoTec Vorgano generiert PDFs mit eingebetteter CII-XML nach EN 16931 (ZUGFeRD / Factur-X). Über die optionale BuyerReference (BT-10) ist das System zusätzlich XRechnung-fähig – relevant für Lieferanten an Kommunen, Behörden und öffentliche Auftraggeber.

Was bedeutet ZUGFeRD-/Factur-X-konform konkret?

Die PDF-Rechnung enthält zusätzlich eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931. Empfänger können sowohl menschen- als auch maschinenlesbar weiterverarbeiten. Das entspricht dem deutschen (ZUGFeRD) und französischen (Factur-X) Standard.

Kann ich Lieferscheine auf dem Tablet unterschreiben lassen?

Ja. Der Kunde unterschreibt direkt im Browser auf Touch-Geräten. Die Unterschrift wird mit SHA-256 geprüft und als eigene Signaturseite an das PDF angehängt. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur mit unveränderlichem Prüfpfad – für formfreie Geschäfte wie Lieferscheine, Angebote und Abnahmeprotokolle rechtsgültig nach § 127 BGB.

Wie schaffe ich den Umstieg von Excel-Listen?

Per CSV-Import: Vorlagen-Download, Datei hochladen, das System prüft Referenzen und Umlaute. Bestehende Datensätze werden anhand der Nummer aktualisiert – leere Felder überschreiben nichts.

Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV)?

Ja. Als Hosting-Anbieter schließen wir einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV) mit Ihnen ab. Den Vertragstext stellen wir vorab zum Review bereit.

Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung?

Bei Vertrags­ende erhalten Sie auf Anfrage einen vollständigen strukturierten Export (CSV / JSON) inklusive Anhängen, Dokumenten und Rechnungs­historie. Der Export wird von uns als Service bereitgestellt. Nach einer vereinbarten Aufbewahrungs­frist werden Ihre Daten revisions­sicher gelöscht — auch aus Backups.

Arbeiten Sie mit einem ERP-System?

Dann ist HaiSoTec Tickets die passende Ausprägung: mit ERP-Integration via BigQuery (erprobt mit SAP Business One, weitere auf Anfrage), tiefer Microsoft-365-Integration und Ticketprüfung für saubere ERP-Rückschreibung.

Zur SAP-Ausprägung
Sie vertreiben Software an Endkunden?

HaiSoTec Tickets und HaiSoTec Vorgano eignen sich als OEM-Lösung für Reseller und System­häuser. Attraktive Konditionen, Vertriebsunterstützung und Marketingmaterial.

Zum Reseller-Programm

Jetzt Klarheit in Ihren Abläufen bringen

Möchten Sie wissen, wie das Aufgaben- und Vorgangsmanagement-System 'HaiSoTec Vorgano' in Ihrem Betrieb konkret eingesetzt werden kann? Die HaiSoTec GmbH zeigt Ihnen gerne die Möglichkeiten – individuell und unverbindlich.

Was möchten Sie?

Diese Seite ist durch reCAPTCHA geschützt und es gelten die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von Google.