Personal-Management

Personalakten ohne Aktenordner und Excel.

HaiSoTec People · Digitale Personalakte

Stammdaten, Verträge, Qualifikationen und Dokumente pro Person an einem Ort — mit Fristen-Überwachung und einem Rechtesystem, das bis aufs einzelne Feld regelt, wer was sieht.

Digitale Personalakte statt Aktenordner
DSGVO-Auskunft & Löschung auf Knopfdruck
Dokumente mit Fristen-Überwachung
Ein Login für People und Times

Jetzt kostenlos testen

Antwort innerhalb eines Werktags · kein Vertriebs-Spam

Made in GermanyMandantentrennungHosting Frankfurt (EU)DSGVO-konform

Made in Germany

DSGVO-konform

Hosting Frankfurt (EU)

Managed Hosting

Google Cloud

Audit-Logs

Mandantentrennung

Mehrbenutzer-Echtzeit

Automatische Updates

Auto-Skalierung

Verschlüsselte Dokumentenablage

Barrierefrei entwickelt

DSGVO eingebautAuskunft, Löschung und Aufbewahrung als Kernfunktion

Rechte bis aufs FeldVertraulichkeitsstufen pro Datenfeld – sofort wirksam

LückenlosJede Änderung mit Feld-Level-Historie protokolliert

Im Arbeitsalltag

Was Sie konkret gewinnen

Die Personalakte

Alle Personaldaten an einem Ort

Stammdaten, Beschäftigung (Vertragsart, Arbeitszeit, Probezeit, Gehalt), Qualifikationen und Organisationszuordnung (Standort, Abteilung, Position, Vorgesetzte).

Pro Person eine Akte statt fünf Ablagen.

Personalakte mit Stammdaten, Kontakt, Adresse und Steuerdaten

DSGVO-Rechenschaftspflicht

Bereit für die nächste Datenschutz-Anfrage

Ob Auskunftsersuchen eines Mitarbeiters, Löschanfrage nach dem Austritt oder Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde: HaiSoTec People beantwortet die Frage „Wer hatte wann Zugriff auf welche Daten?“ auf Knopfdruck.

Auskunftsersuchen nach Art. 15 mit Frist, als PDF oder JSON

Rechtesystem

Rechtesystem bis aufs Feld

Das Rechtesystem regelt mehrdimensional, wer was sieht und ändert: pro Funktion, pro Datenfeld und pro Zuständigkeitsbereich. Durchgesetzt wird serverseitig auf jeder Ebene – nicht nur in der Oberfläche.

Berechtigungsmatrix: 70 Rechte je Rolle, bis hinunter zum Gehaltsfeld

Pflichtdokumente

Sie sehen sofort, wo ein Pflichtdokument fehlt

Eine Übersicht: Welche Person hat welches Pflichtdokument – und wo fehlt eines?

Fehlende Dokumente direkt aus der Matrix nachladen.

Compliance-Matrix: vollständige Akten und Lücken nebeneinander, Nachladen je Person

Fristen

Dokumente, die sich selbst melden

Upload mit Kategorie, Version und Ablaufdatum.

Das Ablauf-Dashboard warnt in drei Stufen (7/30/90 Tage), bevor ein Zertifikat oder eine Bescheinigung ungültig wird.

Ablauf-Dashboard mit allen drei Dringlichkeitsstufen

Feldhistorie

Was galt am 1. März? Ein Klick zeigt es

Versionierbare Stammdatenfelder wie Adresse, Bankverbindung oder Kontaktdaten führen eine zeitraumbezogene Historie.

Ein Klick auf den Stichtag zeigt den damals gültigen Stand — auch Monate später noch belegbar.

Feldhistorie mit fünf Zeiträumen und Änderungsgrund

Vier-Augen-Prinzip

Sensible Änderungen brauchen zwei Personen

Änderungen an freigabepflichtigen Feldern landen im Freigaben-Arbeitsplatz und werden erst nach Genehmigung wirksam.

Freigaben: Gehalts- und Stammdatenänderungen mit Vorher-/Nachher-Wert

Nachweisbarkeit

Jeder Zugriff ist belegt, nicht nur jede Änderung

Jede Änderung, jeder Zugriff im Audit-Log – mit Feld-Level-Diff und Export für Prüfungen.

Zugriffsprotokoll mit Aktion, Benutzer, Ziel und geänderten Feldern

Aufbau des Betriebs

Die Rechte folgen Ihrer Organisation

Standorte, Abteilungen mit Hierarchie, Positionen und Vorgesetzten-Zuordnung bilden Ihren Aufbau im System ab.

Organisation: drei Standorte, Abteilungen je Standort mit Personenzahl

Live-Überblick

Live-Überblick: Dashboard & Auswertungen

Compliance-Status, anstehende Fristen, offene Freigaben und aktive Personen – das Dashboard zeigt den Zustand Ihrer Personalakten in Echtzeit.

Dashboard mit Fristen, offenen Freigaben und Compliance-Status

Compliance-Status auf einen Blick

Wie vollständig sind Ihre Akten? Das Dashboard nennt die fehlenden Pflichtdokumente und die betroffenen Personen – die Compliance-Matrix zeigt dieselbe Lücke pro Person.

Fristen sehen Sie, ohne zu suchen

Was diese Woche abläuft, steht namentlich auf dem Dashboard – Dokument, Person und Dringlichkeit, ohne eine Liste zu öffnen und ohne eine Frist im Kopf zu behalten.

Offene Freigaben und aktive Personen im Blick

Wie viele Änderungen warten auf ihre Vier-Augen-Freigabe, wie viele Personen führen Sie aktiv? Beide Kennzahlen liegen direkt auf dem Dashboard – in Echtzeit.

Was außerdem dazugehört

14 Feldtypen (von Text und Datum bis IBAN und Sozialversicherungsnummer), per Form-Builder konfiguriert: Pflichtfeld, versionierbar, benachrichtigungspflichtig.

DSGVO eingebaut statt nachgerüstet

Auskunft, Löschung, Aufbewahrung und Audit-Log sind Kernfunktionen, keine Zusatzmodule von Drittanbietern.

Fundament für Ihre Zeiterfassung

Ein Login, ein Rechtesystem, eine Stammdatenpflege für People und HaiSoTec Times.

Prozessfluss

Ein System – vom Eintritt bis zum Löschkonzept

Vom ersten Arbeitstag bis zur nachweisbaren Löschung: Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Stammdaten, Dokumente, Rechte und Nachweise bleiben durchgängig verknüpft – keine isolierten Ablagen, keine Medienbrüche.

Person anlegen
Organisation zuordnen
Beschäftigung erfassen
Dokumente ablegen
Zugriff steuern
Änderungen freigeben
Auskunft erteilen
Löschen mit Nachweis

Managed Cloud · ohne eigenen IT-Betrieb

Wir kümmern uns um die Technik. Sie um Ihr Geschäft.

Die Plattform läuft auf Google Cloud in Frankfurt, betrieben von HaiSoTec. Keine eigene Server-Infrastruktur, keine DevOps-Rolle, keine Wartungsfenster am Wochenende – Sie fokussieren sich auf Ihr Geschäft, wir halten alles am Laufen.

Hosting übernehmen wirKeine Server-Installation, kein Rechenzentrum, kein IT-Mitarbeiter für Betrieb nötig. Wir pflegen die Infrastruktur – Sie nutzen das Produkt.
Skaliert mit Ihrem WachstumOb 5 oder 500 Benutzer – die Plattform skaliert automatisch mit. Kein Tuning, keine Migration bei Wachstum.
Automatische UpdatesNeue Features und Sicherheits-Patches werden regelmäßig eingespielt. Kein Update-Wochenende, keine Client-Installation auf Mitarbeiter-Geräten.
Überall erreichbarJeder moderne Browser, jedes Gerät. Kein VPN, keine Client-Installation, keine IP-Whitelists nötig.
Isolierte Umgebung pro KundeJeder Kunde erhält eine vollständig eigene, isolierte Umgebung – Ihre Personaldaten teilen sich Infrastruktur mit niemandem.

Über 15 Admin-Bereiche

Admin-Konfiguration ohne Entwicklerticket

Rollen, Felder, Dokumentkategorien, Aufbewahrungsrichtlinien – Sie passen das System direkt an Ihre Organisation an. Ohne Ticket, ohne Release-Zyklus, ohne Wartezeit.

Zugriff & Benutzer

BenutzerRollenRechte-MatrixBenutzergruppenZuständigkeits-Vorlagen

Personaldaten

Eigene Felder (Form-Builder)VertraulichkeitsstufenVersionierungspflicht pro FeldFreigabepflicht pro Feld

Dokumente

Kategorien-BaumPflichtdokumenteTagsQuarantäne

Organisation

StandorteAbteilungen mit Hierarchie

DSGVO

AufbewahrungsrichtlinienLöschanträgeAuskunftsanträge

Plattform

Lizenzen & SeatsProdukteAngebundene Apps

Zielgruppen

Für wen ist das System „HaiSoTec People“ ideal?

Personalabteilungen im Mittelstand

2–5 Personen betreuen Hunderte Mitarbeitende – und brauchen Ordnung, Fristen und Vertretungssicherheit statt Excel-Listen.

Geschäftsführung & Datenschutzbeauftragte

Wollen Rechenschaftspflicht, Löschkonzept und Zugriffskontrolle nachweisbar erfüllt sehen.

Wachsende Unternehmen

Vom Aktenordner zur digitalen Akte, ohne ERP-Einführungsprojekt – eigene Felder statt starres Schema.

Unternehmen mit HaiSoTec Times

Zeiterfassung und Personalverwaltung aus einem Guss: ein Login, gemeinsame Stammdaten, zentrale Lizenzverwaltung.

Technische Basis

Worauf das System produktiv aufsetzt

Statt anonymer Versprechen: die konkreten Schnittstellen, Plattformen und Standards, mit denen wir täglich produktiv arbeiten – nachprüfbar in der Live-Umgebung.

Firebase / Firestore · FrankfurtMehrbenutzer-Echtzeit, Hosting in der EU, Mandantentrennung von Anfang an
Firestore-SnapshotsEchtzeit-Datenbank – Änderungen erscheinen sofort bei allen berechtigten Nutzern, ohne Neuladen
Serverseitige RechtedurchsetzungAuf jeder Ebene – API, Datenbankregeln, Dokumentenablage – nicht nur in der Oberfläche
Signierte Zugriffs-LinksDokumentenablage mit kurzlebigen, signierten Zugriffs-Links statt öffentlicher URLs
Revisionssichere HistorieLückenlose Änderungshistorie mit Feld-Level-Diffs – für jede Akte, jedes Feld
Browser-only · kein Client-RolloutLäuft vollständig im Browser – keine Installation, keine Admin-Rechte auf Mitarbeiter-Geräten nötig
Barrierefrei entwickeltEntwickelt nach den Richtlinien der WCAG 2.1 AA – Tastaturbedienung, Screenreader-Unterstützung, ausreichende Kontraste
Projektions-API & SDKOffene Anbindung für angebundene Anwendungen – z. B. HaiSoTec Times

Einführung

Einführung in drei Schritten

Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Einsatz – ein klar definierter Weg, keine Überraschungen.

Bestandsaufnahme
Welche Personaldaten, Dokumentarten und Zuständigkeiten gibt es heute? Gemeinsame Sichtung Ihrer Ablagen und Prozesse.
Konfiguration
Rollen, Vertraulichkeitsstufen, Dokumentkategorien, Aufbewahrungsrichtlinien und eigene Felder werden auf Ihre Organisation eingestellt.
Go-Live mit Schulung
Datenübernahme per CSV-Import für Personendaten, Schulung des Personalteams, produktiver Start – mit direktem Support in den ersten Wochen.

Erst testen, dann entscheiden

Test-Mandant auf Anfrage – mit Beispieldaten startklar

Sehen Sie das System nicht im Video, sondern in einer eigenen Umgebung. Nach einem kurzen Gespräch stellen wir Ihnen einen Test-Mandanten mit anonymisierten Beispieldaten bereit – inklusive Einrichtung und Onboarding-Hinweisen.

Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 h nach Erstgespräch
Kostenfrei und unverbindlich – keine Kreditkarte nötig
Realistische Beispieldaten statt leerer Demo-Maske
Keine automatische Verlängerung, keine versteckten Kosten

Test-Mandant anfragenKurzes Gespräch, dann Zugang typischerweise innerhalb von 48 h

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen zu HaiSoTec People. Finden Sie schnelle Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Haben Mitarbeitende Zugriff auf das System?

Nein, bewusst nicht. HaiSoTec People ist ein Werkzeug für das Personalteam und autorisierte Rollen. Genau das macht die Zugriffskontrolle so klar: Es gibt keine Self-Service-Zugänge, die abgesichert werden müssten. Auskunftsersuchen von Mitarbeitenden beantworten Sie per Art.-15-Export.

Wo liegen unsere Daten?

In der Google Cloud am Standort Frankfurt (EU) — in einer Umgebung, die nur für Ihr Unternehmen angelegt wird. Es gibt keine gemeinsam genutzte Datenbank, in der Ihre Personaldaten neben denen anderer Kunden liegen.

Was passiert bei einem Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO?

Ein Klick erzeugt einen vollständigen, strukturierten PDF-Auszug aller gespeicherten Daten zur Person; die 30-Tage-Frist wird im System verfolgt.

Wie funktioniert das Löschen nach Art. 17?

Löschanträge durchlaufen ein Vier-Augen-Prinzip. Das System löscht bzw. anonymisiert und erstellt ein Löschzertifikat als Nachweis. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Legal Holds haben Vorrang und werden geprüft.

Kann ich steuern, wer Gehaltsdaten sieht?

Ja, das ist der Kern des Rechtesystems: Vertraulichkeitsstufen pro Feld, Rechte pro Rolle, Zuständigkeit pro Standort und Abteilung. Nicht berechtigt heißt: nicht sichtbar.

Können wir eigene Datenfelder anlegen?

Ja, per Form-Builder mit 14 Feldtypen – inklusive Pflichtfeld-, Versionierungs- und Vertraulichkeits-Einstellung, ohne Entwicklerticket.

Wie kommen unsere Bestandsdaten ins System?

Per CSV-Import für Personendaten; Dokumente laden Sie über den Upload-Assistenten nach. Bei der Ersteinrichtung unterstützen wir Sie.

Wie hängen HaiSoTec People und HaiSoTec Times zusammen?

People ist die zentrale Plattform für Benutzer, Rollen, Rechte und Lizenzen. Times nutzt dieselben Stammdaten und dasselbe Login – Sie pflegen nichts doppelt.

Gibt es unterschiedliche Ausbaustufen?

Ja, zwei Editionen: Basic (Personen-Grunddaten, Rollenverwaltung, Lizenzverwaltung – ideal als Fundament für HaiSoTec Times) und Pro (zusätzlich sensible Datenbereiche, Dokumentenmanagement, DSGVO-Modul, Organisationsstruktur, eigene Felder, Audit-Log und vieles mehr). Details im Gespräch.

Was müssen wir selbst betreiben?

Nichts. Managed Cloud: Betrieb, Updates, Skalierung und Sicherheit übernehmen wir.

Ist das System barrierefrei?

Das System wird nach den Richtlinien der WCAG 2.1 AA entwickelt – unter anderem Tastaturbedienung, Screenreader-Unterstützung und ausreichende Kontraste. Eine formale Konformitätsprüfung ist nicht Bestandteil des Produkts.

Wie schnell sind wir startklar?

Nach Bestandsaufnahme und Konfiguration typischerweise innerhalb weniger Wochen – der Test-Mandant steht deutlich früher bereit.

Sie wollen auch Arbeitszeiten erfassen?

HaiSoTec Times – Zeiterfassung auf demselben Fundament: ein Login, ein Rechtesystem, gemeinsame Stammdaten. Vertragsdaten pflegen Sie einmal in People, Times übernimmt sie automatisch.

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Brauchen Sie stattdessen eine maßgeschneiderte Lösung?

Neben unseren Lösungen entwickeln wir individuelle Software und Websites – von der Firmen-Website bis zur Web-Anwendung, aus einer Hand und langfristig betreut.

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Möchten Sie wissen, wie das Personal-Management-System „HaiSoTec People“ in Ihrem Unternehmen konkret eingesetzt werden kann? Die HaiSoTec GmbH zeigt Ihnen gerne die Möglichkeiten – individuell und unverbindlich.

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HaiSoTec Tickets und HaiSoTec Vorgano eignen sich als OEM-Lösung für Reseller und Systemhäuser. Attraktive Konditionen, Vertriebsunterstützung und Marketingmaterial.

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