Einleitung
Seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Beim Ausstellen war der Gesetzgeber großzügiger: Papier und PDF bleiben noch bis Ende 2026 erlaubt. Danach wird es konkret. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Der Umsatz, der über die erste Stufe entscheidet, entsteht dabei gerade jetzt — maßgeblich ist das laufende Jahr 2026.
Das Problem: „Wir verschicken doch längst PDFs"
Das ist der häufigste Irrtum. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist im Sinne des Gesetzes eine „sonstige Rechnung" — ein Bild, kein Datensatz. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Buchhaltung ohne Zwischenschritt einlesen kann. Ob dieser Datensatz zusätzlich lesbar aussieht, ist rechtlich zweitrangig — praktisch aber der Grund, warum sich Hybridformate durchgesetzt haben.
Zwei Wege sind der Regelfall:
XRechnung — reines XML, entstanden im Rechnungsverkehr mit Behörden
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beziehungsweise Factur-X — ein PDF, in dem die XML-Datei eingebettet mitreist. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausgenommen, sie erfüllen die Norm nicht.
Daneben bleibt ein anderes Format zulässig, sofern beide Seiten es vereinbaren und sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben korrekt daraus auslesen lassen — der klassische Fall dafür ist EDI.
Der Fahrplan bis 2028
Seit 01.01.2025 — Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze, keine Ausnahme für kleine Betriebe.
Bis 31.12.2026 — beim Ausstellen bleibt Papier erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 01.01.2027 — Ausstellungspflicht für alle mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, also im Jahr 2026.
Bis 31.12.2027 — wer 2026 darunter lag, hat ein weiteres Jahr Zeit und darf noch Papier oder PDF senden.
Ab 01.01.2028 — Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze; auch die Übergangsregel für EDI-Verfahren läuft dann aus.
Betroffen sind ausschließlich Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außen vor, Auslandsumsätze ebenfalls.
Die Ausnahmen — kurz, aber wichtig
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto — dürfen weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden
Fahrausweise — gelten unverändert als Rechnung
Kleinunternehmer nach § 19 UStG — seit 2025 ausdrücklich von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch sie.
Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG — etwa Vermietung, Finanz- und Versicherungsleistungen
Wichtig an dieser Liste: Sie befreit vom Ausstellen, nie vom Empfangen. Wer eine E-Rechnung erhält, muss sie annehmen und verarbeiten können — auch dann, wenn er selbst dauerhaft Papier schreiben darf.
Was das zweite BMF-Schreiben ergänzt hat
Im Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium nachgelegt und dabei zwei Punkte geschärft, die im Alltag zählen.
Der strukturierte Teil führt. Weichen bei einem Hybridformat die PDF-Ansicht und die eingebettete XML voneinander ab, gilt die XML. Wer die Vorsteuer aus dem Bild zieht, zieht sie unter Umständen aus der falschen Zahl. Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen maschinenlesbar im Datensatz selbst stehen — ein Link oder ein Anhang ersetzt sie nicht.
Eingehende Rechnungen gehören geprüft. Das Schreiben unterscheidet Formatfehler, Verstöße gegen die Geschäftsregeln der Norm und inhaltliche Fehler bei den Pflichtangaben. Wer Validierungsberichte aufbewahrt, kann die eigene Sorgfalt später belegen.
Für die Aufbewahrung gilt: Der strukturierte Teil muss unverändert erhalten bleiben, acht Jahre lang nach § 14b UStG — für Kredit- und Versicherungsinstitute gelten längere Fristen. Ein Ausdruck oder ein abgespeichertes Bildformat genügt dafür nicht.
Praxis-Beispiel
Ein Handwerksbetrieb mit rund 1,2 Millionen Euro Jahresumsatz schreibt seine Rechnungen bislang aus einer Vorlage und verschickt sie als PDF. Für ihn endet die Wahlfreiheit am 31. Dezember 2026 — er liegt über der Grenze, die verlängerte Frist bis Ende 2027 greift nicht.
Zu klären sind zwei getrennte Dinge. Der Empfang ist der einfachere Teil: Ein E-Mail-Postfach genügt laut Bundesfinanzministerium, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Aufwendiger ist der Versand, denn dafür braucht es eine Software, die den Datensatz nach EN 16931 erzeugt, statt nur ein PDF zu drucken. Dazu kommt die Ablage: Der XML-Teil muss unverändert und wiederauffindbar archiviert werden.
Wer beides im Herbst 2026 zusammen mit dem Jahresabschluss angeht, hat kaum noch Spielraum für Rückfragen an die Steuerberatung. Der praktikable Zeitpunkt ist ein bis zwei Quartale früher — mit einem Testlauf an echte Kunden, solange die alte Variante noch erlaubt ist.
Worauf zu achten ist
Den Vorjahresumsatz früh einordnen — über oder unter 800.000 Euro entscheidet über ein volles Jahr Vorlauf; maßgeblich ist der Gesamtumsatz des laufenden Jahres 2026
Ein Format festlegen — ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X, wenn Empfänger weiterhin etwas Lesbares erwarten; XRechnung, wenn überwiegend an die öffentliche Hand fakturiert wird
Den Empfangsweg benennen und bekanntgeben — eine feste Rechnungsadresse, die nicht im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters endet
Die Archivierung klären, bevor die erste E-Rechnung eintrifft — der strukturierte Teil muss unverändert bleiben, nicht nur die Ansicht
Nummernkreise prüfen — die Rechnungsnummer muss fortlaufend und lückenlos sein; das prüft die Norm nicht, das Finanzamt schon
Mit der Steuerberatung abstimmen — dieser Beitrag ordnet die Fristen, ersetzt aber keine steuerliche Beratung
Wie das in HaiSoTec Vorgano abgedeckt ist
Die Auftragssteuerung HaiSoTec Vorgano erzeugt Rechnungen als PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML nach EN 16931 — ZUGFeRD- und Factur-X-konform, ohne Zusatzmodul und ohne Drittanbieter-Dienst. Über die optionale BuyerReference (BT-10) ist das System zusätzlich XRechnung-fähig, was für Lieferanten von Kommunen, Behörden und öffentlichen Auftraggebern zählt. Rechnungs- und Stornonummern laufen lückenlos fortlaufend nach § 14 UStG.
Abgedeckt ist damit die Ausgangsseite — vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur fertigen E-Rechnung, in einem System und ohne ERP-Zwang. Der Rechnungseingang und die revisionssichere Archivierung bleiben Sache der Buchhaltung beziehungsweise des Archivsystems. Beide Seiten gehören getrennt geplant; wer nur den Versand löst, hat die Empfangspflicht seit 2025 noch offen.
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