KI und Automatisierung, die Arbeit abnehmen.

Das hängt vom Ablauf ab: wie viele Systeme beteiligt sind, wie viele Ausnahmen es gibt und wie zuverlässig das Ergebnis sein muss. Pauschalpreise wären deshalb unseriös. Ins Gewicht fallen vor allem die Anbindung an Ihre Systeme und die Aufbereitung Ihrer Daten; die Nutzungsgebühren eines KI-Modells sind meist der kleinere Posten. Nach dem unverbindlichen Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang. Darin stehen auch die laufenden Kosten für Betrieb und Wartung. Ist ein KI-Modell im Spiel, kommen dessen nutzungsabhängige Gebühren hinzu, die wir für Ihre Mengen vorab schätzen.

Am besten mit einem Ablauf, der häufig vorkommt, nach wiederkehrendem Muster läuft und heute spürbar Handarbeit kostet. Wichtig ist außerdem, dass ein Fehler auffällt, bevor er Schaden anrichtet. Typische Kandidaten sind der Posteingang, Eingangsrechnungen oder der Abgleich zwischen zwei Systemen. Wir beginnen bewusst mit einem abgegrenzten Ablauf statt mit dem großen Wurf: So sehen Sie früh, ob der Ansatz trägt. Wie lange es bis zum ersten Ergebnis dauert, hängt vom Umfang ab; einen realistischen Zeitrahmen nennen wir Ihnen im Angebot.

Das legen wir vor dem Start gemeinsam fest. Zur Wahl stehen im Wesentlichen drei Wege: Modelle großer US-Anbieter über deren Geschäftskunden-Schnittstellen, Modelle europäischer Anbieter oder offene Modelle in einer von Ihnen kontrollierten Umgebung. Beim dritten Weg gehen Ihre Eingaben an keinen Modellanbieter, dafür steigt der Betriebsaufwand. OpenAI, Google, Microsoft und Anthropic sagen für ihre Geschäftskunden-Schnittstellen zu, Eingaben nicht ohne Zustimmung zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Das heißt nicht, dass nichts gespeichert wird: Je nach Anbieter werden Eingaben für begrenzte Zeit aufbewahrt, etwa zur Missbrauchserkennung. Eine Verarbeitung innerhalb der EU sagen die Anbieter nur für bestimmte Modelle und Einstellungen zu. Das prüfen wir für jedes Vorhaben einzeln. Unterliegt ein Anbieter US-Recht, lässt sich ein behördlicher Zugriff auch bei Verarbeitung in der EU nicht vollständig ausschließen. Welcher Weg zu Ihren Daten passt und welche Verträge nötig sind, etwa zur Auftragsverarbeitung, halten wir vor dem ersten Schritt schriftlich fest. (Stand: Oktober 2026)

Sprachmodelle können Antworten liefern, die überzeugend klingen und trotzdem falsch sind. Deshalb planen wir Fehler von Anfang an ein: Ergebnisse werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen und nach festen Regeln geprüft, unklare Fälle gehen an einen Menschen, und vor der Einführung testen wir an Ihren echten Vorgängen, wie oft das System richtigliegt. Wo ein Fehler teuer wäre, schlägt die KI nur vor. Die Entscheidung treffen Ihre Mitarbeiter. Weil sich KI-Systeme über präparierte Dokumente oder E-Mails manipulieren lassen, begrenzen wir außerdem, worauf sie zugreifen und was sie selbst auslösen dürfen.

Für viele typische Büroanwendungen sind die Pflichten überschaubar, aber es gibt sie. Wer KI beruflich einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der beteiligten Mitarbeiter zu fördern; ein bestimmtes Niveau oder ein Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor. Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren (etwa ein Chatbot), müssen seit dem 2. August 2026 als KI erkennbar sein, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Strenge Auflagen gelten für Hochrisiko-Anwendungen, zum Beispiel KI in der Bewerberauswahl; diese Pflichten greifen ab dem 2. Dezember 2027. Wir ordnen Ihr Vorhaben vor dem Start ein und dokumentieren, wie das System arbeitet. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Anlaufstelle für Unternehmen ist der KI-Service Desk der Bundesnetzagentur. (Stand: Oktober 2026)

Für einzelne Aufgaben ja. Ein Chat-Fenster automatisiert aber keinen Ablauf: Jemand muss kopieren, einfügen und das Ergebnis übertragen. Hinzu kommt die Datenfrage: Bei privaten Zugängen ist oft ungeklärt, was mit eingegebenen Kunden- oder Personaldaten geschieht. Die Datenschutzaufsichtsbehörden empfehlen deshalb dienstliche Zugänge und klare interne Regeln. Eine in Ihre Systeme eingebundene Lösung arbeitet mit Ihren Daten, nach Ihren Regeln und mit den Verträgen, die Sie dafür brauchen. Sinnvoll ist beides: Regeln für den Chat-Einsatz und Automatisierung für das, was jeden Tag wiederkehrt.

Viel. Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für das Ausstellen endet am 31. Dezember 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ein Jahr später. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, kein Bild einer Rechnung: Sie lässt sich ohne KI automatisch prüfen, zuordnen und an die Buchhaltung übergeben. Solange daneben weiter PDFs und Papier eintreffen, laufen zwei Wege parallel. Genau dort lohnt es sich, beide in einem Ablauf zusammenzuführen. (Stand: Oktober 2026)

In den meisten Fällen ja. Entscheidend ist, ob Ihre Software eine Schnittstelle bietet: eine API, einen Datei-Export und -Import, einen Datenbankzugriff oder zumindest ein E-Mail-Postfach. Häufig angebunden werden Warenwirtschaft und ERP, Buchhaltung, CRM, Shop sowie Microsoft 365 oder Google Workspace. Welche Wege Ihr System bietet, prüfen wir in der Prozessaufnahme, bevor wir etwas zusagen.

Wir automatisieren Arbeitsschritte: Abtippen, Sortieren, Zusammensuchen, Nachfassen. Ob eine Lösung im Alltag trägt, hängt von den Menschen ab, die den Ablauf kennen. Deshalb beziehen wir sie von der Prozessaufnahme an ein, testen mit ihnen an echten Vorgängen und weisen sie in das fertige System ein. Diese Einweisung ist zugleich eine der Maßnahmen, mit denen Sie die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter fördern, wie es die EU-KI-Verordnung verlangt.

Automatisierungen brauchen Pflege: Schnittstellen ändern sich, KI-Modelle werden von ihren Anbietern abgelöst, Ihre Abläufe entwickeln sich weiter. Auf Wunsch übernehmen wir Betrieb, Überwachung und Anpassung. Dabei haben Sie einen festen Ansprechpartner, der Ihre Lösung kennt.