Einleitung
Die Arbeitszeit läuft mit, während man arbeitet — und genau deshalb liegt der Tab mit der Zeiterfassung irgendwann hinter sieben anderen. Ab sofort ist er nicht mehr nötig: Für HaiSoTec Times gibt es eine Erweiterung für Chrome und andere Chromium-Browser, die die Zeiterfassung in die Symbolleiste holt.
Dort steht die heutige Arbeitszeit, dort liegen Start, Pause, Weiter und Stopp — und von dort kommt die Erinnerung an die gesetzliche Pause, so wie eine Uhr am Handgelenk sich meldet, ohne dass man auf sie sieht.
Die Arbeitszeit steht immer schon da
Am Browser-Symbol steht die Tagessumme, ohne dass man klickt: in Grün, solange die Arbeitszeit läuft, und in Orange mit der Pausendauer, sobald jemand pausiert. Ein Blick nach oben rechts genügt.
Es ist dieselbe Zahl, die im Dashboard der Zeiterfassung groß dasteht. Wer das Fenster öffnet, sieht sie dort noch einmal groß und sekundengenau, dazu die Dauer des laufenden Eintrags und die heutige Pausenzeit.
Start, Pause, Weiter, Stopp — in Reichweite
Die vier Schaltflächen liegen im Fenster der Erweiterung. Angeboten wird immer nur, was gerade Sinn ergibt: läuft die Arbeit, stehen dort „Pause" und „Stopp", während einer Pause „Weiter" und „Stopp".
Vor dem Start lassen sich Projekt und Zeitart wählen; die Zuordnung landet am Eintrag, genau wie bei der Erfassung in der Anwendung selbst. Angeboten werden dieselben Projekte und Zeitarten in derselben Reihenfolge wie dort, und die letzte Wahl ist beim nächsten Mal schon eingestellt — wer morgens immer dasselbe bucht, klickt einmal auf „Start" und ist fertig.
Die Pause meldet sich, auch ohne offenen Tab
Das ist der eigentliche Grund für die Erweiterung. Eine Erinnerung im Browser erreicht nur, wer die Zeiterfassung offen hat — und offen hat sie, wer ohnehin gerade hinsieht. Die Erweiterung arbeitet im Hintergrund weiter und meldet sich in vier Situationen:
Eine halbe Stunde, bevor die Pause fällig wird. Genug Vorlauf, um sie noch einzuplanen.
Wenn sie fällig ist. Nach § 4 Satz 1 ArbZG sind bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Aufteilen lässt sich das nach Satz 2 in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten.
Wenn die zehn Stunden näher rücken, die das Arbeitszeitgesetz auch im Ausnahmefall nicht überschreiten lässt.
Wenn abends noch ein Timer läuft — ab 20 Uhr — oder der Rechner im Ruhezustand war, während die Zeit weiterlief. Der zweite Fall ist der teuerste: Ein Deckel, der zufällt, kostet sonst still eine Stunde, die nachher jemand korrigieren muss.
Diese Meldungen verschwinden nicht nach ein paar Sekunden wieder. Sie bleiben stehen, bis jemand sie zur Kenntnis nimmt — bei einer Pausenerinnerung ist das der Sinn der Sache.
Erinnern statt eingreifen
Die Erweiterung rechnet keine Arbeitszeiten nach. Wann eine Pause fällig ist, welche Pausenabschnitte überhaupt zählen und welche Zeitart als Arbeitszeit gilt, sagt ihr die Zeiterfassung selbst — dieselbe Stelle, die auch die Einträge schreibt. So gibt es weiterhin genau eine Rechnung und genau ein Ergebnis.
Ebenso wenig trägt sie etwas von sich aus ein. Sie erinnert an die Pause; gebucht wird sie von einem Menschen. Das nachträgliche Eintragen nicht genommener Pausen ist ein Fall für § 22 ArbZG und bleibt deshalb bewusst außen vor.
Und wenn eine Aktion einmal nicht zulässig ist — Sonntag, überschrittenes Wochensoll, offene Pausenpflicht —, steht der Grund im Klartext daneben. Eine ausgegraute Schaltfläche ohne Erklärung ist die häufigste Art, jemandem den Tag zu verderben.
Wer zwischen zwei Systemen wechselt
Mehrere Zeiterfassungen lassen sich gleichzeitig verbinden; ab der zweiten erscheint oben im Fenster ein Umschalter. Der häufigste Fall ist das Nebeneinander von Echtbetrieb und Testsystem — also genau die beiden, die sich am leichtesten verwechseln lassen. Ein Testsystem trägt deshalb sichtbar den Zusatz „Testsystem" hinter dem Namen.
Läuft beim Umschalten in der anderen Zeiterfassung noch ein Timer, sagt das Fenster es in dem Moment ausdrücklich — samt dem Hinweis, dass Erinnerungen ab jetzt für die ausgewählte gelten.
Einrichten: eine Adresse, eine Anmeldung
Beim ersten Start wird die Adresse der eigenen Zeiterfassung eingetragen, also genau die, die man sonst im Browser aufruft. Alles Weitere — Firma, Umgebung, Datenbank — liest die Erweiterung von dort. Sie ist an keine feste Adresse gebunden; eine weitere Zeiterfassung braucht deshalb keine eigene Fassung der Erweiterung.
Angemeldet wird mit demselben Google-Konto wie in der Zeiterfassung. Ein eigenes Passwort verlangt die Erweiterung nicht und bekommt auch keines zu sehen: Die Anmeldung läuft auf der gewohnten Anmeldeseite in einem eigenen Fenster, zurück kommt lediglich ein einmaliger Kopplungscode. Widerrufen lässt sich der Zugang jederzeit — im Fenster der Erweiterung und zusätzlich in der Zeiterfassung unter „Verbundene Erweiterungen".
Was auf dem Gerät bleibt
Die Erweiterung spricht ausschließlich mit der Zeiterfassung, deren Adresse man selbst eingegeben hat. Vorher greift sie auf keine einzige Website zu. Sie liest weder den Browserverlauf noch geöffnete Tabs oder Inhalte anderer Seiten.
Analyse, Tracking und Werbung gibt es nicht, eine Weitergabe an Dritte ebenso wenig. Auch Schriften und Symbole liegen im Paket und werden nicht von fremden Servern nachgeladen. Die Einzelheiten stehen in Abschnitt 16 unserer Datenschutzerklärung.
Ein Tag mit der Erweiterung
Um kurz nach acht ein Klick auf „Start", Projekt und Zeitart stehen noch von gestern. Den Vormittag über wandert die Zahl am Symbol nach oben, ohne dass jemand hinsehen muss.
Gegen halb zwei meldet sich der Browser: In einer halben Stunde ist die Pause fällig. Das Meeting läuft noch, aber die Mittagspause landet jetzt im Kalender statt im Nachhinein in einer Korrektur.
Nachmittags klappt der Deckel des Notebooks für eine Bahnfahrt zu. Beim Aufklappen steht die Meldung da, dass der Timer weitergelaufen ist — korrigiert ist das in einer halben Minute statt am Monatsende.
Um kurz vor sechs ein Klick auf „Stopp". Die Zahl am Symbol verschwindet, der Tag ist vollständig erfasst.
Für wen sich das lohnt
Am meisten haben Teams davon, die den ganzen Tag im Browser arbeiten und die Zeiterfassung trotzdem regelmäßig aus den Augen verlieren: Büro- und Projektarbeit mit vielen offenen Tabs, IT-Dienstleister zwischen mehreren Kundensystemen, alle mit wechselnden Projekten und Zeitarten.
Für Betriebe, die Arbeitszeiten dokumentieren müssen, kommt ein zweiter Punkt dazu: Die Pausenerinnerung erreicht die Mitarbeitenden auch dann, wenn niemand die Zeiterfassung geöffnet hat — und je seltener eine Pause vergessen wird, desto seltener muss sie hinterher jemand nachtragen.
Jetzt verfügbar
Die Erweiterung ist für alle Nutzerinnen und Nutzer von HaiSoTec Times verfügbar und läuft in Chrome sowie in anderen Chromium-Browsern. Sie setzt einen Zugang zur HaiSoTec Zeiterfassung voraus; den Installationslink gibt es über den Support oder den Vertrieb.
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