Einleitung
Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht — und in vielen Betrieben trotzdem Handarbeit: Papier-Stundenzettel, Excel-Listen, Pausen aus dem Gedächtnis. HaiSoTec Times macht daraus einen durchgängig digitalen Prozess: ein- und ausstempeln per Smartphone, Pausen und Überstunden automatisch korrekt berechnet, Urlaub und Krankmeldung digital beantragt und genehmigt. Die Anwendung ist bei HaiSoTec selbst seit Monaten täglich im Einsatz — kein Pilot, keine Beta — und ab sofort auch für andere Unternehmen verfügbar.
Warum HaiSoTec Times?
Bei Arbeitszeiten zählt vor allem eines: Die Zahlen müssen stimmen. Arbeitszeit, Pausen und Überstunden sind Grundlage für Lohnabrechnung, Nachweispflichten und das Vertrauen im Team. Genau darauf ist HaiSoTec Times gebaut — korrekte Zeitberechnung ist der Kern des Systems, nicht ein Feature unter vielen.
Der zweite Grundsatz: Rechtskonformität entsteht während der Erfassung, nicht danach. Manche Systeme „reparieren" Zeitkonten im Nachhinein und tragen Pausen ein, die nie stattgefunden haben — rechtlich ist das eine Verfälschung der Zeitaufzeichnung, die mit empfindlichen Bußgeldern belegt werden kann. HaiSoTec Times geht den umgekehrten Weg: Die Regeln des Arbeitszeitgesetzes werden live durchgesetzt, während gearbeitet wird.
Kernfunktionen im Überblick
Stempeluhr mit Zeitarten
Arbeitsbeginn antippen, arbeiten, ausstempeln — die laufende Arbeitszeit ist jederzeit live sichtbar. Jeder Eintrag bekommt eine Zeitart (etwa Arbeit, Dienstreise oder Fahrzeit) und auf Wunsch Projekt und Beschreibung, damit später klar ist, woran gearbeitet wurde.
Pausen nach Arbeitszeitgesetz — automatisch und ehrlich
Nach mehr als sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben, nach mehr als neun Stunden insgesamt 45 Minuten. HaiSoTec Times warnt rechtzeitig vor, startet die Pflichtpause automatisch und beendet den Arbeitstag nach zehn Stunden von selbst; an Sonn- und Feiertagen lässt sich keine Arbeitszeit starten. Nachträgliche Einträge, die gegen diese Regeln verstoßen würden, lehnt das System ab — und es erfindet niemals rückwirkend Pausen, die nicht gemacht wurden. Bleibt ein Tag trotzdem einmal nicht konform, wird das offen ausgewiesen statt kaschiert.
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten
Urlaubsantrag stellen, genehmigen lassen, Resturlaub im Blick behalten — inklusive Übertrag aus dem Vorjahr, Sonderurlaub und stundenweisen Abwesenheiten wie einem Arzttermin. Abwesenheitsarten sind frei konfigurierbar, Nachweise wie eine Krankmeldung lassen sich direkt als Datei hochladen. Betriebsferien oder der halbe Heiligabend werden zentral für das ganze Team eingetragen. Home-Office ist bewusst keine Abwesenheit, sondern eine eigene Info-Ebene: Der Tag bleibt normaler Arbeitstag, sichtbar für alle, ohne das Urlaubskonto zu berühren.
Anträge und Genehmigungen an einem Ort
Zeit-Genehmigungen, Korrekturen, Abwesenheits- und Home-Office-Anträge laufen auf einer zentralen Seite zusammen. Genehmigen oder Ablehnen geht mit Kommentar, die Antragsteller werden automatisch benachrichtigt. Zurückliegende Tage sind gesperrt und lassen sich nur über eine Freigabe oder innerhalb einer vom Unternehmen festgelegten Frist ändern — jede Korrektur mit Begründungspflicht und Vorher-Nachher-Vergleich.
Überstunden wie ein Kontoauszug
Soll, Ist und laufender Saldo — das Überstundenkonto liest sich wie ein Kontoauszug, grün im Plus, rot im Minus. Feiertage und genehmigte Abwesenheiten reduzieren das Soll automatisch korrekt. Mitarbeiter sehen dabei exakt dieselben Zahlen wie ihre Vorgesetzten.
Team-Kalender und Auswertungen
Ein Zeitstrahl zeigt die Abwesenheiten des ganzen Teams über Monate hinweg — filterbar nach Abteilung und Standort, mit Feiertagen und Betriebsferien. Als privat markierte Abwesenheitsarten erscheinen für Kollegen nur neutral als „Abwesend". Monatsstundenzettel gibt es als PDF, detaillierte Auswertungen als Excel-Export; genehmigte Abwesenheiten lassen sich zusätzlich in einen abonnierbaren Google-Kalender übertragen.
Volle Nachvollziehbarkeit für Verantwortliche
Ein lückenloses Änderungsprotokoll hält jede Anpassung fest — wer, was, wann, mit Vorher-Nachher-Ansicht. Automatische Wochen- und Monatsberichte zeigen den Compliance-Stand und melden Auffälligkeiten wie ungewöhnlich lange offene Timer. Und wer eine Frage aus Mitarbeitersicht prüfen will, tut das über eine rein lesende Ansicht, die selbst wieder protokolliert wird.
Gemacht fürs Smartphone
Gestempelt wird dort, wo gearbeitet wird — deshalb ist HaiSoTec Times konsequent für das Smartphone optimiert: untere Navigationsleiste, Vollbild-Dialoge, große Bedienelemente. Am Desktop stehen dieselben Funktionen in voller Breite zur Verfügung.
Managed Cloud Hosting — Zero IT-Aufwand
Keine Server, keine Updates, keine Wartungsfenster: HaiSoTec Times läuft als verwaltete Cloud-Anwendung, der Betrieb liegt vollständig bei HaiSoTec. Jedes Unternehmen erhält dabei eine eigene, vollständig getrennte Umgebung — die Daten verschiedener Kunden sind technisch strikt voneinander isoliert.
Sicherheit & Compliance
DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt. Die Anmeldung läuft über das Google-Konto des Unternehmens und lässt sich auf die eigene Firmen-Domain beschränken. Rollenbasierte Zugriffsrechte regeln, wer was sieht; das Änderungsprotokoll macht jede Buchung revisionssicher nachvollziehbar. Auf Wunsch verbindet sich Times mit HaiSoTec People: Stammdaten wie Wochenstunden und Urlaubsanspruch werden dann zentral gepflegt und genehmigte Zeiten automatisch zurückgemeldet — ohne doppelte Datenpflege.
Für wen ist HaiSoTec Times?
Für kleine und mittlere Unternehmen, die Arbeitszeiten rechtssicher erfassen wollen, ohne dafür Excel-Spezialwissen aufzubauen. Besonders gut passt Times zu Teams, die viel unterwegs oder beim Kunden arbeiten — Handwerk, Service, IT-Dienstleistung — und zu Betrieben, die ihre Nachweispflichten gegenüber Prüfungen sauber erfüllen müssen.
Made in Germany, gebaut für die Praxis
HaiSoTec Times ist bei HaiSoTec selbst im täglichen Einsatz — jede Funktion wurde im echten Arbeitsalltag erprobt, bevor sie Kunden erreicht. Entwickelt in Deutschland, mit direktem Draht zu den Entwicklern statt anonymer Hotline.
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Unverbindlich beraten lassen — Kostenloses Erstgespräch (~30 Minuten) oder 15-Min-Rückruf
Test-Mandant anfragen — Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 Stunden nach Erstgespräch
Kontakt: vertrieb@haisotec.de oder +49 7474 3199681