Einleitung
Ein guter Teil der Arbeit im Servicegeschäft muss niemand anfragen, weil er längst vereinbart ist: die monatliche Kontrolle der Sicherungen, der Filterwechsel im Quartal, die jährliche Abnahme beim Kunden. In HaiSoTec Tickets wird diese Arbeit einmal beschrieben und erscheint danach von selbst — als fertiges Ticket bei der Person, die sie übernimmt.
Der Gewinn liegt weniger im Erinnern als im Zustand, in dem die Aufgabe ankommt: mit Beschreibung, Zuständigkeit, Frist und Checkliste, und, wo die Warenwirtschaft mitläuft, mit den Ersatzteilen, die dazugehören.
Die nächste Runde liegt morgens fertig da
Jeden Morgen um sechs sieht das System nach, welche Wiederholungen fällig sind, und legt die Tickets an — nach deutscher Zeit, auch über die Sommerzeitumstellung hinweg. Wer um acht anfängt, findet die Aufgabe schon in der Ticketliste, und die zuständige Person hat sie in ihrer Benachrichtigung, dort, wo auch alles andere ankommt.
Das Ticket bringt mit, was in der Vorlage steht: Titel und Beschreibung, Priorität, Kategorie und Ticketart, die geplante Zeit, die zuständige Person oder Gruppe. Fällig wird es nach einer festgelegten Zahl von Tagen ab dem Anlegen — bei einer monatlichen Kontrolle also immer im gleichen Abstand statt an einem starren Datum. Wo Reaktionszeiten vereinbart sind, rechnet das System die Frist beim Anlegen gleich mit.
In der Kopfzeile steht „Erstellt von System". Damit ist am Ticket selbst zu sehen, dass es aus einer Wiederholung stammt.
Ein Turnus, viele Kunden
Wartungsverträge gleichen sich. Wer vierzig Kunden im selben Quartalsturnus betreut, hinterlegt trotzdem nur eine einzige Wiederholung und dazu die Liste der Geschäftspartner: Daraus entsteht je Kunde ein eigenes Ticket, auf den jeweiligen Namen. Kommt ein Kunde hinzu, kommt ein Name in die Liste — die Beschreibung der Arbeit bleibt, wie sie ist.
Der Turnus richtet sich nach dem, was vereinbart wurde
Vier Grundmuster decken die üblichen Abreden ab:
Täglich — auch jeden zweiten oder dritten Tag
Wöchentlich — mit mehreren Wochentagen zugleich, etwa Montag und Donnerstag, und wahlweise nur in jeder zweiten Woche
Monatlich — an einem festen Tag oder an einem bestimmten Wochentag, etwa am zweiten Dienstag im Monat, ebenso in jedem zweiten oder dritten Monat
Jährlich — zu einem festen Datum, auch alle zwei Jahre, und mit der ersten Ausführung noch im laufenden Jahr, sofern das Datum noch bevorsteht
Im Titel und in der Beschreibung dürfen Platzhalter stehen. Aus „Wartung {{currentMonth}} {{currentYear}}" wird beim Anlegen „Wartung Januar 2026". Ebenso lassen sich der Vormonat einsetzen — praktisch für Auswertungen, die rückblickend erstellt werden —, die Kalenderwoche, der Name des Kunden und die Vertragsnummer.
Die Checkliste hält fest, was geprüft wurde
An der Vorlage hängt eine Checkliste, und damit wird aus dem Ticket ein Prüfprotokoll. Ein Punkt kann zum Abhaken sein, ebenso aber ein Feld für einen Messwert, ein Datum, eine Auswahl oder ein Textfeld für eine Bemerkung. Einzelne Punkte lassen sich bestimmten Personen zuordnen — dann erledigt sie auch nur diese Person, was bei Runden mit mehreren Gewerken hilft.
Jede Antwort wird mit Namen und Zeitpunkt festgehalten und erscheint im Verlauf des Tickets. Am Ende der Runde steht damit ohne Zusatzaufwand da, wer wann was geprüft und welchen Wert er abgelesen hat.
Am Vertrag steht, was tatsächlich gelaufen ist
Wo Verträge im System geführt werden, tragen sie Startdatum, Laufzeit in Monaten, Vertragstyp und Abrechnungsperiode — und darunter die Tickets, die zu ihnen gehören. Vor einer Verlängerung lässt sich damit in einem Aufruf zeigen, was im Turnus geleistet wurde.
Damit die Zuordnung von allein entsteht, wird der Vertrag einmal an der Vorlage hinterlegt. Jedes daraus erzeugte Ticket trägt ihn dann mit sich.
Auch ein unterbrochener Lauf bleibt beherrschbar
Der Alltag hält sich nicht an Pläne, und die Automatik ist darauf ausgelegt:
Wiederholungen erkennen, was zu einer Fälligkeit bereits angelegt wurde — bricht ein Lauf mittendrin ab, macht der nächste dort weiter, statt die Runde von vorn zu beginnen
Klappt eines von vielen Zielen nicht, bleibt die Fälligkeit bestehen — der nächste Lauf versucht genau dieses eine erneut, die bereits erzeugten Tickets bleiben unberührt
Sehr viele Fälligkeiten auf einmal verteilen sich auf mehrere Läufe, damit ein Stichtag mit vielen Verträgen nichts blockiert
In der Verwaltung steht zu jeder Wiederholung, wann sie das nächste Mal läuft. Die Wiederholung lässt sich vorab einmal von Hand auslösen, um das Ergebnis zu sehen, und mit einem Schalter pausieren — etwa während der Betriebsferien eines Kunden.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein IT-Dienstleister betreut vierzig Kunden mit Wartungsvertrag. Vereinbart sind eine monatliche Kontrolle der Sicherungen und eine Vor-Ort-Prüfung im Jahr.
Für die Kontrolle steht eine Wiederholung im System, die am zweiten Dienstag jedes Monats läuft, dazu die Liste der vierzig Kunden. An diesem Morgen liegen vierzig Tickets in der Liste, jedes auf seinen Kunden, jedes mit derselben Checkliste: Sicherung geprüft, letzter erfolgreicher Lauf als Datum, freier Speicher als Zahl, Bemerkung.
Ruft im Mai ein Kunde an und fragt, ob im Februar wirklich geprüft wurde, ist die Antwort ein Blick auf seinen Vertrag: dort stehen die Tickets, im Ticket die Checkliste, in der Checkliste der Name und der Zeitpunkt.
Für wen sich das lohnt
Am meisten haben Betriebe davon, deren Zusagen sich wiederholen, während die Termine auseinanderlaufen: IT-Dienstleister mit Wartungsverträgen, Handwerk mit Prüf- und Serviceintervallen, Hausverwaltungen mit turnusmäßigen Begehungen. Je mehr Kunden dieselbe Abrede haben, desto größer der Unterschied — die Arbeit wird einmal beschrieben und nicht vierzigmal eingetragen.
Verfügbarkeit
Wiederkehrende Tickets, Vorlagen und Checklisten gehören zum Lieferumfang von HaiSoTec Tickets. Ersatzteile an der Vorlage setzen die Warenwirtschaft voraus, wie sie HaiSoTec Vorgano mitbringt; Verträge werden zugeschaltet, wenn sie im Betrieb geführt werden. DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt.
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