Ab sofort ist unser Auftrags- und Projektsystem HaiSoTec Vorgano offiziell verfügbar. Ein komplettes System aus Deutschland — vom Kundenanruf bis zur E-Rechnung. Ohne separates ERP, mit Lagerverwaltung, Zeiterfassung, digitaler Signatur und ZUGFeRD-/Factur-X-konformen Rechnungen. Browser-basiert, in Echtzeit.
Mehr erfahren und Test-Mandant anfragen: haisotec.de/vorgano
Warum HaiSoTec Vorgano?
Klassische ERP-Systeme sind für mittelständische Handwerks- und Servicebetriebe oft überdimensioniert, teuer und wartungsintensiv. Gleichzeitig reichen reine Auftragslisten oder Office-Vorlagen nicht mehr aus — spätestens seit der E-Rechnungspflicht 2025.
Bei uns ist das anders. Sie sprechen direkt mit den Entwicklern — kurze Wege, schnelle Entscheidungen, persönliche Betreuung. Belegflüsse, Lagerstruktur, Nummernkreise, Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Checklisten, Vorlagen — fehlt etwas Entscheidendes, bauen wir es ein.
Vorgano läuft produktiv im täglichen Einsatz — kein Pilot, keine Beta. Mit vollständigem Audit-Trail, elektronischer Unterschrift, § 14 UStG-konformer Nummerierung und DSGVO-konform in Frankfurt gehostet.
Die Kernfunktionen im Überblick
Angebote, Lieferscheine, Rechnungen — vollständig integriert
Durchgehender Belegfluss vom Angebot über den Auftrag bis zu Lieferschein und Rechnung. Automatische, § 14 UStG-konforme Nummernkreise, zentrale Stammdaten für Artikel, Steuersätze und Zahlungsbedingungen. PDF-Erzeugung direkt aus dem System — mit Firmenlogo, frei anpassbaren Textbausteinen und Mehrsprachigkeit.
E-Rechnung (ZUGFeRD / Factur-X / XRechnung)
ZUGFeRD- und Factur-X-konforme PDFs nach EN 16931 mit eingebetteter XML-Datenstruktur. XRechnung-kompatibel für öffentliche Auftraggeber. Erfüllt die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht — ohne Zusatzmodul, ohne Drittanbieter.
Lagerverwaltung mit Seriennummern
Mehrere Lagerorte gleichzeitig verwalten — Hauptlager, Fahrzeuglager, Baustellen- und Kundenlager. Seriennummernverfolgung pro Artikel, Reservierungen direkt am Auftrag, virtuelles Lager mit allen für offene Aufträge disponierten Materialien. Lieferantenanbindung und Bestellstatus inklusive.
Aufgaben- und Auftragsmanagement
Jeder Kundenauftrag wird in klare, zuweisbare Aufgaben heruntergebrochen — mit Zuständigkeit, Priorität, Status und vollständiger Historie. Wiederkehrende Aufträge für Wartungs- und Serviceverträge, Checklisten mit mehreren Feldtypen, Vorlagen für Standardabläufe.
Integrierte Zeiterfassung
Arbeitszeiten werden direkt an Aufgabe und Auftrag gebucht — als Grundlage für Abrechnung, Kalkulation und Nachkalkulation. Echtzeit-Überblick für Geschäftsleitung und Projektverantwortliche, Vier-Augen-Prüfung vor Fakturierung.
KI-Assistent (Vertex AI / Gemini 2.5 Flash)
Lösungsvorschläge und Textformulierungen auf Knopfdruck — nicht automatisch und nie ohne Ihre Zustimmung. PII-Anonymisierung vor jedem Aufruf, transparente Protokollierung mit Modellangabe, Caching der Ergebnisse. DSGVO-bewusst konzipiert.
Digitale Signatur
Lieferscheine, Abnahmeprotokolle und Rechnungen direkt im Browser oder auf dem Tablet unterschreiben — beim Kunden vor Ort, ohne Ausdruck. SHA-256-Hashsicherung, zeitgestempelte Protokollierung jedes Signaturvorgangs, unveränderliche Ablage und vollständiger Audit-Trail.
Echtzeit durch Firestore-Snapshots
Jede Änderung — neuer Auftrag, Lagerbuchung, Zeitbuchung, Statuswechsel — erscheint sofort bei allen verbundenen Benutzern. Kein F5, kein Polling, kein Synchronisations-Chaos bei Teamarbeit zwischen Büro und Außendienst.
Microsoft 365 Integration
Outlook-Postfach-Integration mit automatischer Auftragserstellung aus E-Mails
Kundenerkennung per Absender-Adresse
Übernahme von Anhängen direkt an den Auftrag
Kalender-Sync mit Dashboard-Vorschau
E-Mail-Versand via Microsoft Graph API
Single Sign-On (OAuth2 + PKCE)
Aufträge — konsequent durchdacht
Vollständiger Lifecycle von der Anfrage über Angebot, Auftragsbestätigung, Disposition, Ausführung, Lieferschein bis zur Rechnung und Zahlung. Konfigurierbare Kategorien, Prioritäten, Status und Auftragstypen. Dazu Vorlagen, Checklisten und wiederkehrende Aufträge für Wartungs- und Serviceverträge.
Projektmanagement-Modul
Mehrere Aufträge pro Projekt, Echtzeit-Statusübersicht, Ressourcen- und Zeitplanung sowie aussagekräftige Berichte zu Fortschritt, Kosten und Deckungsbeitrag.
Dashboard & Auswertungen
Persönliches Dashboard mit heutiger Arbeitszeit, offenen Zuweisungen, zuletzt bearbeiteten Vorgängen und Kalenderterminen. Echtzeit-KPIs zu offenen/abgeschlossenen Aufträgen, Umsatzentwicklung, Lagerbestand und Außenstand — frei nach Zeitraum filterbar und als PDF/CSV exportierbar.
Granulare Rollen & Rechte
Über 20 Einzelrechte, kombinierbar zu Rollen und Gruppen. Vordefinierte Rollen für Admins, Bearbeiter, Buchhaltung, Lager, Außendienst und eingeschränkte Benutzer.
Über 40 Konfigurationsseiten im Admin-Bereich
Von Benutzern, Gruppen und Rechten über Belegvorlagen, Nummernkreise, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und Lagerorte bis zu Firmendaten, Farben und Logo — alles zentral im Admin-Bereich anpassbar. Kein Ticket bei uns nötig, um eine neue Kategorie oder einen neuen Nummernkreis anzulegen.
Managed Cloud Hosting — Zero IT-Aufwand
Datenspeicherung und -verarbeitung in Frankfurt (Google Cloud, europe-west3)
Auto-Skalierung von 5 bis 500 Benutzern
Automatische Updates und Sicherheits-Patches
Browser-basiert — kein VPN, kein Client, keine lokale Installation
Sicherheit & Compliance
Firestore Security Rules auf Datenbankebene
Serverseitige Validierung aller API-Aufrufe
AES-256-verschlüsselte Tokens
Vollständige Audit-Logs für alle Entitäten
§ 14 UStG-konforme Nummernkreise und EN 16931-konforme E-Rechnungen
DSGVO-konform, AVV wird geschlossen
Datenexport bei Kündigung als CSV/JSON
Für wen ist HaiSoTec Vorgano?
Handwerks- und Servicebetriebe — Aufträge, Material und Arbeitszeiten in einem System, ohne ERP-Overhead
Kleine und mittlere Produktionsbetriebe — Seriennummern, Lagerorte und Fertigungsaufträge transparent gesteuert
Außendienst- und Werkstatt-Teams — unterwegs Lieferscheine unterschreiben, Zeiten buchen, Material entnehmen
Geschäftsleitung & Buchhaltung — Echtzeit-Überblick über Umsatz, Lager und Auslastung
Administratoren — granulare Rechtsverwaltung und zentrale Konfiguration
Made in Germany, gebaut für die Praxis
Entwickelt von einem IT-Dienstleister für mittelständische Betriebe, die ein komplettes System wollen — ohne ERP-Projekt, ohne Beraterheer. Realistische Beispieldaten statt leerer Demo-Maske, keine automatische Verlängerung, keine versteckten Kosten.
Jetzt starten
Unverbindlich beraten lassen — Erstgespräch (~30 Minuten) oder 15-Min-Rückruf
Test-Mandant anfragen — Bereitstellung typischerweise innerhalb von 48 Stunden nach Erstgespräch
Kontakt: vertrieb@haisotec.de