Einleitung
Im Herbst stellt sich in jedem Betrieb dieselbe Frage: Wer hat noch wie viel Urlaub — und was wird daraus, wenn das Jahr endet? HaiSoTec Times beantwortet beide Teile. Jetzt zeigt das Urlaubskonto, was je Person noch offen ist; im Januar wird daraus der Übertrag ins neue Jahr, für alle ausgewählten Personen in einem Schritt.
Der Gewinn: Verwaltung und Beschäftigte rechnen mit denselben Zahlen — im Gespräch im Herbst genauso wie beim Übertrag im Januar.
Jetzt im Herbst: sehen, wer noch Urlaub hat
Die Urlaubskonten stehen nebeneinander auf einer Seite: je Person der Jahresanspruch, der Sonderurlaub, die genutzten und die verfügbaren Tage, dazu ein Balken für den Verbrauch. Wer noch viele Tage offen hat, steht dort mit seiner Zahl.
„Verfügbar" heißt dabei: noch ohne genehmigten Termin. Genehmigter Urlaub ist bereits abgezogen, auch wenn er erst im Dezember liegt, und als Urlaub eingetragene Betriebsferien sind eingerechnet. Was übrig bleibt, ist der Urlaub, über den noch zu sprechen ist.
Beschäftigte sehen ihr eigenes Konto in denselben Zahlen — Anspruch, Übertrag, verbraucht, verbleibend. Die Frage „Wie viel habe ich noch?" beantwortet sich damit von selbst.
Der Hinweis, der klare Verhältnisse schafft
Urlaub gehört ins laufende Kalenderjahr (§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG). Dass der gesetzliche Mindesturlaub am Jahresende verfällt, setzt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aber grundsätzlich voraus, dass der Arbeitgeber zuvor aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und klar und rechtzeitig mitgeteilt hat, dass er sonst verfällt (BAG 19.02.2019 – 9 AZR 423/16). Den Nachweis führt der Arbeitgeber.
Als Beispiel nennt das Gericht eine Mitteilung in Textform zu Beginn des Kalenderjahres: wie viele Urlaubstage zustehen, verbunden mit der Aufforderung, sie rechtzeitig zu beantragen, und der Belehrung über die Folgen. Allgemeine Angaben im Arbeitsvertrag oder in einem Merkblatt genügen dafür in der Regel nicht.
Die Zahl für dieses Schreiben steht im Urlaubskonto, je Person und mit dem Stand von heute. Auf ein Datum, bis zu dem der Hinweis noch rechtzeitig ist, legt sich das Gericht nicht fest; es stellt auf die Umstände des Einzelfalls ab. Verlässlich planen lässt er sich deshalb zum Jahresbeginn. Das Schreiben selbst bleibt Aufgabe des Betriebs — Times liefert die Zahlen und verschickt den Hinweis nicht.
Im Januar: der Übertrag in einem Schritt
Im neuen Jahr öffnet bei den Urlaubskonten ein Klick auf „Jahreswechsel 2027" die Vorschau: je Person der Rest aus dem alten Jahr, der geplante Übertrag und ein Hinweis, wo etwas Besonderes vorliegt. Einzelne Personen lassen sich abwählen; geschrieben wird erst mit „Übertrag eintragen".
Steht bei jemandem schon ein Übertrag, etwa von Hand eingetragen, weist die Vorschau ihn aus und lässt ihn stehen, solange niemand die Zeile bewusst auswählt. Fehlt für das alte Jahr ein Urlaubskonto, steht dort „Rest unbekannt", und vorgeschlagen wird nichts. Praktika mit Anspruch über die ganze Vertragslaufzeit bleiben außen vor. Die Vorschau ist zum Prüfen da: Bei Eintritten rund um den Jahreswechsel lohnt ein zweiter Blick.
Danach steht der Übertrag im Urlaubskonto und zählt zum verfügbaren Urlaub. Klappt der Eintrag bei jemandem nicht, steht der Name in einer eigenen Liste. Und ein zweiter Durchgang verdoppelt nichts: Eingetragene Überträge weist die Vorschau als bereits gesetzt aus.
Der Jahreswechsel ist bewusst eine bestätigte Aktion und kein Lauf über Nacht. Die Vorschau erinnert dabei an den Hinweis an die Beschäftigten. Sobald Anspruch und Übertrag feststehen, kann das Schreiben hinausgehen.
Die eigene Regel des Betriebs: Obergrenze und Stichtag
Für den Übertrag bildet Times die Regel des Betriebs mit zwei Einstellungen ab, beide auf Wunsch: eine Obergrenze in Tagen und einen Stichtag, bis zu dem der Übertrag genommen sein soll — 31. März, 30. Juni, 30. September oder 31. Dezember. Ohne Einstellung wird der volle Rest übertragen und bleibt stehen.
Der erste Stichtag folgt dem Gesetz: Es sieht die Übertragung ins nächste Jahr nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen vor und gibt dafür die ersten drei Monate (§ 7 Abs. 3 Satz 2 und 3 BUrlG). Großzügigere Regeln bleiben möglich — das ergibt sich aus § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG, der Abweichungen zuungunsten der Beschäftigten ausschließt.
Greift die Obergrenze, zeigt die Vorschau je Person, um wie viele Tage gekürzt wird. Ist der Stichtag vorbei, bietet das Urlaubskonto an, den verfallenen Übertrag zu streichen — wieder mit Vorschau, wieder erst nach Bestätigung. Gerechnet wird zugunsten der Beschäftigten: Der Übertrag gilt als zuerst verbraucht, gestrichen wird nur, was bis zum Stichtag offen geblieben ist. Von fünf übertragenen Tagen, von denen drei genommen wurden, verfallen zwei.
Ob eine Kürzung oder ein Verfall rechtlich trägt, entscheidet beim gesetzlichen Mindesturlaub der Hinweis an die Beschäftigten, nicht die Einstellung; beim Einschalten des Stichtags sagt Times das selbst dazu. Für Urlaub oberhalb des Mindesturlaubs können die Arbeitsvertragsparteien Abweichendes regeln — fehlt eine deutliche Regelung, gilt dasselbe (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Times führt je Person ein Konto und wendet beide Einstellungen auf den ganzen Übertrag an; für welchen Teil des Urlaubs die Regel gilt, ist deshalb vorab zu klären.
Nachvollziehbar, auch ein Jahr später
Wird der Übertrag eines Urlaubskontos geändert, steht das im Änderungsprotokoll: wer die Änderung vorgenommen hat, wann, für wen und mit wie vielen Tagen für welches Jahr. Das Protokoll lässt sich nach Zeitraum und nach Urlaubskonten filtern; in der Anwendung lässt sich ein Eintrag nachträglich weder ändern noch löschen.
Braucht es eine Korrektur im Einzelfall, wird der Übertrag einer Person direkt im Konto angepasst.
Praxis-Beispiel
Ein IT-Dienstleister mit 18 Beschäftigten hat eine einfache Regel: Was am Jahresende offen ist, geht mit ins neue Jahr und ist bis zum 31. März zu nehmen. Zu Jahresbeginn bekommt jede Person ein Schreiben mit ihrer Zahl, der Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen, und dem Hinweis auf den Stichtag. Anfang Oktober erinnert die Verwaltung noch einmal mit dem Stand aus dem Urlaubskonto.
Im Januar öffnet die Verwaltung den Jahreswechsel. Die Vorschau zeigt elf Personen mit Resturlaub. Bei einer steht bereits ein Übertrag, den die Geschäftsführung im Dezember zugesagt und eingetragen hat — er bleibt, wie er ist. Ein Klick trägt die übrigen zehn ein. Anfang April bietet das Urlaubskonto an, den verfallenen Übertrag zu streichen: Bei zehn der elf Personen ist nichts mehr offen, bei einer sind es zwei Tage.
Worauf zu achten ist
Den Jahreswechsel auslösen, wenn das alte Jahr steht — ändert sich danach noch etwas im alten Jahr, etwa durch eine nachgereichte Krankmeldung, wird der Übertrag der Person von Hand nachgezogen
Betriebsferien vorher eintragen — als Urlaub eingetragen, gehen sie in den Rest des alten Jahres ein
Urlaub über den Jahreswechsel einordnen — er zählt ganz zu dem Jahr, in dem er beginnt
Arbeitsrechtliche Detailfragen abstimmen — bei langer Krankheit gelten Besonderheiten; dieser Beitrag ordnet die Eckpunkte und ersetzt keine Rechtsberatung
Wie das in HaiSoTec Times abgedeckt ist
Der Jahreswechsel gehört zur Abwesenheitsverwaltung von HaiSoTec Times: Urlaubskonten im Überblick, Übertrag mit Vorschau, Obergrenze und Stichtag als Einstellung, Änderungsprotokoll. Jahresanspruch, Sonderurlaub und Arbeitstage kommen aus der Personalakte in HaiSoTec People und werden in Times nur angezeigt. DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt.
Urlaub, Krankmeldung, Betriebsferien: Abwesenheiten digital verwalten — die gesetzlichen Eckpunkte und der Weg vom Antrag bis zum Stundenzettel
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