Einleitung
Ein Auftrag hinterlässt vier Belege: das Angebot, die Auftragsbestätigung, den Lieferschein und die Rechnung. In vielen Betrieben entstehen sie in vier verschiedenen Programmen, und jeder Beleg wird neu abgetippt. In HaiSoTec Vorgano hängen die vier Belege an einem Vorgang: Kunde, Positionen und Preise werden einmal erfasst und wandern mit. Am Ende steht eine E-Rechnung, die die Buchhaltung des Kunden ohne Abtippen einlesen kann — für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland nach der Übergangsregel des Umsatzsteuergesetzes ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Der Kunde fragt an: das Angebot
Das Angebot entsteht aus den Stammdaten. Geschäftspartner auswählen, Positionen aus dem Artikelstamm übernehmen — der Preis kommt aus dem Artikel oder wahlweise aus einer Preisliste, Rabatt und Steuersatz sind vom Geschäftspartner vorbelegt. Was der Kunde zusätzlich haben könnte, steht als Alternativposition auf dem Angebots-PDF, ohne in dessen Summe zu zählen. Das fertige PDF trägt das eigene Logo; Eingangs- und Schlusstext lassen sich aus den Textbausteinen des Betriebs wählen — mit Platzhaltern für Kundenname, Ansprechpartner oder Bruttobetrag —, ebenso die Zahlungsbedingung. Jedes Angebot bekommt eine fortlaufende Nummer, das PDF liegt am Angebot.
Der Kunde sagt ja: der Auftrag ohne neues Abtippen
„Auftrag erstellen" am Angebot öffnet ein Auftragsformular, in dem alles schon steht: Geschäftspartner, Rechnungs- und Lieferadresse, Ansprechpartner, Liefertermin, die Bestellnummer des Kunden und sämtliche Positionen mit Preisen und Rabatten. Prüfen, speichern — der Auftrag hat seine eigene Nummer, und das Angebot zeigt fortan, welcher Auftrag aus ihm entstanden ist. Die Auftragsbestätigung entsteht als PDF aus dem Auftrag, mit eigenen Textbausteinen für diese Belegart.
Die Ausführung: der Vorgang
Vom Auftrag aus entsteht der Vorgang, in dem die Arbeit passiert. Er übernimmt den Geschäftspartner und alle Auftragspositionen; in der Positionsliste sind sie als „Aus Auftrag" gekennzeichnet und gesperrt. Am Vorgang laufen die Arbeitszeiten auf — per Timer oder nachgetragen; wer dabei eine Leistungsart wählt, bekommt deren Stundensatz im Moment der Erfassung festgeschrieben. Material wird aus dem Lager entnommen, Seriennummern werden zugeordnet, fehlende Teile für den nächsten Wareneingang vorgemerkt. Beim Anlegen von Hand weist Vorgano einen zweiten offenen Vorgang zum selben Auftrag ab; ein weiterer lässt sich anlegen, sobald der erste archiviert ist.
Beim Kunden: der Lieferschein
Ist die Arbeit getan, entsteht der Lieferschein am Vorgang, mit vorausgewählten Zeilen: die abrechenbaren Arbeitszeiten mit Datum, Beschreibung, Uhrzeit und Mitarbeiter, dazu die Positionen mit Menge. Einzelne Zeilen lassen sich abwählen, eine Bemerkung kommt dazu; Preise stehen nicht darauf. Der Kunde unterschreibt direkt im Browser, auf dem Tablet oder dem Telefon. Das unterschriebene PDF hängt sofort am Vorgang; eine zweite Fassung legt Vorgano so ab, dass sie sich weder ersetzen noch löschen lässt. Die Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur, rechtsgültig für formfreie Geschäfte (§ 127 BGB) — wie sie funktioniert, steht im Beitrag zur digitalen Signatur im Browser.
Die Rechnung, die die Buchhaltung des Kunden einlesen kann
Wird der Vorgang abgeschlossen, landet er mit seinen abrechenbaren Zeiten und Positionen in der Ticketprüfung — einem eigenen Schritt vor der Rechnung, den nur Administratoren und Personen mit dem passenden Recht sehen. Dort wird entschieden, was abrechenbar ist; Zeiten und Positionen lassen sich noch anpassen, und Änderungen stehen im Verlauf. Die Freigabe erzeugt die Rechnung:
Die Rechnungsnummer vergibt Vorgano selbst — fortlaufend und einmalig, wie es § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt; von Hand lässt sie sich weder wählen noch ändern.
Nichts Altes auf dem Beleg — unmittelbar vor der Erstellung liest Vorgano Zeiten und Positionen noch einmal neu. Hat jemand inzwischen etwas geändert, entsteht keine Rechnung, sondern ein Hinweis.
Pflichtangaben werden vorher geprüft — USt-IdNr., Handelsregister- oder Steuernummer des eigenen Betriebs, die eigene IBAN, Fälligkeit oder Zahlungsbedingung.
Die Rechnung ist eine E-Rechnung — ein PDF/A-3, in dem die Rechnungsdaten als XML nach EN 16931 eingebettet sind (ZUGFeRD/Factur-X); das XML liegt zusätzlich als eigene Datei bereit. Hat der Kunde eine Leitweg-ID hinterlegt, typisch für öffentliche Auftraggeber, wird daraus eine XRechnung — sofern die dafür nötigen Kontaktdaten beider Seiten gepflegt sind.
Steuerfälle sind abgebildet — Reverse-Charge, Kleinunternehmer, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr und nicht steuerbare Umsätze, jeweils mit dem passenden Hinweis auf dem Beleg.
Der Bezug bleibt sichtbar — die Rechnung nennt den Vorgang und, wenn er aus einem Auftrag entstand, dessen Nummer.
Rechnung und XML werden unveränderlich abgelegt; im Verlauf des Vorgangs steht, wer die Rechnung wann mit welcher Summe erzeugt hat.
Wenn etwas nicht stimmt: stornieren statt löschen
Eine Rechnung lässt sich in Vorgano weder ändern noch löschen. Stattdessen entsteht ein Stornobeleg mit eigener Nummer, der auf die ursprüngliche Rechnung verweist und alle ihre Positionen enthält. Die Rechnung bleibt als storniert erhalten, der Vorgang geht zurück in die Ticketprüfung — und kann nach der Korrektur neu abgerechnet werden.
Was durchgehend mitläuft
Stammdaten — Geschäftspartner mit Adressen und Ansprechpartnern, Artikel mit Preislisten, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und Textbausteine werden einmal gepflegt; jeder Beleg greift darauf zu.
Verlauf — Angebot, Auftrag und Vorgang halten fest, wer wann was angelegt oder geändert hat; die Einträge selbst lassen sich weder ändern noch löschen, nur ein ganzes Angebot oder einen ganzen Auftrag kann ein Administrator entfernen.
Praxis-Beispiel
Ein Elektrobetrieb soll bei einem Gewerbekunden eine Ladestation installieren. Das Angebot entsteht aus dem Artikelstamm — Station, Kabel, Montage. Der Kunde sagt zu; aus dem Angebot wird der Auftrag, die Auftragsbestätigung folgt. Der Vorgang trägt die Positionen: Die Monteurin bucht ihre Zeit per Timer, die Station wird mit Seriennummer aus dem Lager entnommen, der Termin beim Kunden steht im Kalender. Nach der Installation unterschreibt der Kunde den Lieferschein auf dem Tablet. In der Ticketprüfung sieht die Büroleitung Zeiten und Material, gibt frei — und die E-Rechnung mit eingebettetem XML liegt bereit. Der Kunde liest sie in seine Buchhaltung ein, ohne etwas abzutippen.
Worauf zu achten ist
Ein Steuersatz je Beleg — Angebot, Auftrag und Rechnung tragen jeweils einen Steuersatz für alle Positionen. Leistungen mit 19 und 7 Prozent gehören in getrennte Aufträge und Vorgänge; den Steuersatz der Rechnung bestimmt der Vorgang.
Die Rechnung entsteht aus dem Vorgang — nicht aus dem Auftrag. Was abgerechnet werden soll, muss als Zeit oder Position am Vorgang stehen; Alternativpositionen aus dem Angebot werden dort normale Positionen und gehören in der Ticketprüfung abgewählt, wenn der Kunde sie nicht bestellt hat.
Versand bleibt beim Postfach — Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung liegen als PDF im System; verschickt werden sie aus dem eigenen Postfach.
Der Lieferschein zeigt Positionsmengen — entnommene Seriennummern stehen am Vorgang, nicht auf dem Lieferschein.
Ein PDF je Beleg — wird ein Angebots- oder Auftrags-PDF neu erzeugt, ersetzt es das vorherige.
Wie das in HaiSoTec Vorgano abgedeckt ist
Angebote, Aufträge, Lager, Vorgänge mit Zeiten und Material, Lieferschein mit Unterschrift, Ticketprüfung und E-Rechnung gehören zu HaiSoTec Vorgano; Kalender und E-Mail kommen über die Anbindung an Microsoft 365 oder Google Workspace dazu. DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt.
E-Rechnungspflicht 2027: Was ab Januar verpflichtend wird — Fristen, Formate und Ausnahmen
Digitale Signatur im Browser: Lieferscheine ohne Ausdruck — die Unterschrift beim Kunden
Material am Vorgang: vom Fahrzeuglager bis zur Seriennummer — Bestand, Vormerkung und Wareneingang
Ausprobieren
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