Einleitung
An fast jedem Serviceauftrag hängt ein Teil: das Netzteil aus dem Fahrzeug, die Pumpe aus dem Hauptlager, das Gerät, das beim Kunden stehen bleibt. In HaiSoTec Vorgano gehört dieses Teil zum Vorgang selbst — mit dem Bestand, aus dem es kommt, und der Nummer, unter der es später wiederzufinden ist.
Der Gewinn liegt darin, dass die Frage „haben wir das noch?" an derselben Stelle beantwortet wird, an der auch der Auftrag steht. Und dass die Antwort stimmt, wenn eine Kollegin zwei Minuten vorher dasselbe Teil gebucht hat.
Am Auftrag steht, was da ist und was fehlt
Zu jeder Position eines Auftrags gehört eine kleine Aufstellung: wie viel bereits aus dem Lager auf diesen Auftrag gebucht ist, wie viel dafür reserviert wartet, wie viel noch offen ist und wie hoch der Bestand über alle Lager gerade insgesamt liegt. Dazu kommt eine Zahl, die im Regal nicht zu sehen ist — die Menge desselben Artikels, die insgesamt auf offenen Aufträgen liegt.
Ist genug da, geht die Entnahme mit einem Klick. Wird mehr angefordert, als im gewählten Lager liegt, nennt das System die tatsächlich verfügbare Menge, statt den Bestand ins Minus laufen zu lassen.
Steht am Lager ein Lagerort — „Regal 5", „Fach C" —, erscheint er direkt an der Position. Wer die Ware holt, weiß, wohin er greift; auf dem Beleg für den Kunden taucht die Angabe nicht auf.
Fahrzeug, Hauptlager, Kundenbestand
Wie viele Lager es gibt und wie sie heißen, entscheidet der Betrieb: ein Hauptlager, je ein Lager pro Servicefahrzeug, eines für Ware, die beim Kunden liegt. Jedes trägt einen Namen und einen Standort und lässt sich jederzeit ergänzen. Ein Lager, das nicht zum Tagesgeschäft zählen soll, wird aus dem Bestand genommen — es bleibt in der Lagerübersicht stehen, taucht beim Buchen aber nicht mehr auf.
Daneben führt das System ein Lager, das sich selbst füllt: Es zeigt, was aktuell auf offenen Aufträgen liegt, je Artikel und mit den zugehörigen Aufträgen. Sobald ein Auftrag abgerechnet oder archiviert ist, verschwindet seine Menge dort wieder. Damit ist auf einen Blick zu sehen, welche Ware zwar noch im Haus ist, aber bereits jemandem gehört.
Fehlt etwas, bleibt der Bedarf sichtbar
Reicht der Bestand nicht, wird der Fehlbetrag als Reservierung am Auftrag hinterlegt — die Menge ist bereits eingetragen, es genügt die Bestätigung. Ab da steht der Bedarf an zwei Stellen: an der Auftragsposition und in einer gemeinsamen Liste aller Reservierungen, durchsuchbar nach Artikel, Auftrag, Kunde und Lieferant.
An jeder Reservierung lässt sich der Lieferant hinterlegen. Ist am Artikel bereits einer gepflegt, erscheint er von selbst und wird als übernommen gekennzeichnet. Ein Schalter „bestellt" mit Datum hält fest, dass die Bestellung raus ist — damit beantwortet die Liste die häufigste Rückfrage im Tagesgeschäft, ohne dass jemand im Postfach nachsehen muss.
Der Wareneingang kennt die wartenden Aufträge
Beim Buchen eines Wareneingangs werden Artikel, Lager, Menge und wahlweise der Lagerort erfasst. Gibt es zu diesem Artikel offene Reservierungen, erscheinen die wartenden Aufträge samt Bedarf zur Auswahl — und zwar nur laufende: Abgerechnete und archivierte bleiben außen vor, geprüft wird das ein zweites Mal unmittelbar vor dem Buchen.
Die Aufteilung macht das System: Jeder ausgewählte Auftrag bekommt so viel, wie er braucht, solange die Lieferung reicht; der Rest bleibt im Lager. Aus fünf gelieferten Stück werden so eines für den wartenden Auftrag und vier im Regal — die Rückmeldung nach dem Buchen benennt beides.
Jedes Gerät bleibt auffindbar
Seriennummern werden einmal erfasst — einzeln oder als Serie — und sind im gesamten Bestand eindeutig; dieselbe Nummer ein zweites Mal anzulegen, lehnt das System ab. Am Gerät stehen Artikel, Lager und Standort, Zustand und Status, das Eingangsdatum und die Bestellnummer aus dem Einkauf, dazu Garantiebeginn, Garantieende und Garantiedauer.
Wird das Gerät verbaut, wird die Nummer dem Auftrag zugewiesen — nur einmal und nur aus dem Lager oder aus einer Reservierung heraus. Von da an trägt sie den Auftrag und den Namen des Kunden bei sich.
Meldet sich ein Jahr später jemand mit dieser Nummer, führt die Suche in der Seriennummernliste direkt zum Gerät: welcher Artikel, welcher Kunde, welcher Auftrag — und im Datensatz dahinter, wie lange die Garantie noch läuft. Zurück ins Lager kommt die Nummer, indem die Zuweisung am Auftrag aufgehoben wird.
Korrekturen bleiben möglich
Falsch gebuchte Ware geht zurück ins Lager, in der gleichen Menge, aus der sie kam. Wird eine ganze Position vom Auftrag entfernt, geschieht das von selbst: Die entnommene Menge wird zurückgebucht und eine offene Reservierung dazu fällt weg, damit der nächste Wareneingang sie nicht weiter beliefert. Gibt es den Artikel in den Stammdaten nicht mehr, steht darüber ein ausdrücklicher Hinweis im Verlauf des Auftrags.
Am Artikel selbst führt eine Historie mit, was mit dem Bestand geschehen ist: jeder Zugang, jede Entnahme, mit Name, Zeitpunkt und dem Lagerort, der beim Wareneingang eingetragen wurde.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein IT-Dienstleister ist beim Kunden, ein Netzteil ist defekt. Im Fahrzeuglager liegt keines mehr, im Hauptlager auch nicht — die Auftragsposition zeigt beides sofort. Der Bedarf wird als Reservierung hinterlegt, der Lieferant steht schon am Artikel, der Schalter „bestellt" wird am Nachmittag gesetzt.
Zwei Tage später kommen fünf Stück. Beim Wareneingang erscheint der wartende Auftrag: eines geht auf ihn, vier ins Hauptlager, Lagerort „Regal 5". Beim Einbau wird die Seriennummer dem Auftrag zugewiesen.
Im nächsten Sommer meldet sich der Kunde mit genau dieser Nummer. Die Suche zeigt das Gerät, den Auftrag, das Eingangsdatum und das Garantieende — die Antwort steht, bevor das Gespräch zu Ende ist.
Für wen sich das lohnt
Am meisten haben Betriebe davon, bei denen Material und Auftrag zusammengehören und trotzdem in zwei getrennten Listen landen: Handwerk mit Ersatzteilen im Servicefahrzeug, IT-Dienstleister mit Geräten, die eine Nummer und eine Garantie tragen, Hausverwaltungen mit Beständen an mehreren Orten. Je öfter jemand nachschauen muss, wo etwas liegt oder wem es schon gehört, desto deutlicher der Unterschied.
Verfügbarkeit
Lager, Reservierungen, Wareneingang und Seriennummern gehören zur Warenwirtschaft von HaiSoTec Vorgano und werden für den jeweiligen Betrieb zugeschaltet. Abgedeckt ist die auftragsbezogene Seite: Bestand, Bedarf und Nachweis am Vorgang. Ein eigenes Bestellwesen mit Lieferantenaufträgen und eine Inventurfunktion gehören nicht dazu — der Bestellstatus wird an der Reservierung vermerkt. DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt.
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