Einleitung
In vielen Betrieben ist die Urlaubsverwaltung eine Excel-Tabelle mit Namen in der ersten Spalte und Monaten in der Kopfzeile. Das funktioniert erstaunlich lange — bis der erste Mitarbeiter im Urlaub krank wird, bis jemand seinen Resturlaub aus dem Vorjahr einfordert, oder bis am Monatsende die Überstunden nicht aufgehen, weil eine Urlaubswoche als Null Stunden in der Rechnung stand. Dann zeigt sich: Eine Abwesenheit ist kein Eintrag in einem Kalender. Sie ist eine Buchung, die zwei Konten gleichzeitig berührt — das Urlaubskonto und das Zeitkonto.
Das Problem: zwei Konten, eine Eingabe
Wer eine Woche Urlaub nimmt, verbraucht fünf Urlaubstage. So weit die Tabelle. Gleichzeitig passiert aber etwas im Zeitkonto: Die Soll-Arbeitszeit dieser Woche darf nicht als Fehlzeit gegen den Mitarbeiter laufen. Rechnet ein System das nicht mit, entsteht in jedem Urlaubsmonat ein künstliches Minus im Überstundenkonto — und jemand gleicht es später von Hand aus. Genau dieses Nachbessern von Hand ist die Fehlerquelle, die Zeitaufzeichnungen unbrauchbar macht.
Der zweite Bruch entsteht bei der Lohnabrechnung. Bezahlte Abwesenheit ist keine geleistete Arbeitszeit, muss aber vergütet werden. Wer beides in einer Summe zusammenwirft, liefert der Buchhaltung eine Zahl, die niemand mehr auseinandernehmen kann.
Was das Gesetz vorgibt
Drei Punkte prägen jede Urlaubsverwaltung in Deutschland — unabhängig davon, welche Software läuft.
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Werktage sind dabei alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen (§ 3 Abs. 2 BUrlG), gerechnet also auf eine Sechs-Tage-Woche. Die vertraute Zahl 20 steht so nicht im Gesetz — sie ist das Ergebnis der Umrechnung auf die Fünf-Tage-Woche.
Urlaub gehört ins laufende Kalenderjahr. Eine Übertragung ins Folgejahr setzt dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe voraus; dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Krankheit im Urlaub zählt nicht als Urlaub. Durch ärztliches Zeugnis nachgewiesene Tage der Arbeitsunfähigkeit werden nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG) — die Tage wandern zurück ins Urlaubskonto.
Dazu kommt eine Entwicklung, die viele Resturlaubs-Regeln überholt hat: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) beginnt die Verjährung des Urlaubsanspruchs erst, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten tatsächlich in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub zu nehmen — ihn also aufgefordert und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Wer das nicht belegen kann, wird alte Ansprüche schlechter los als gedacht. Ein Resturlaubsstand, den beide Seiten jederzeit einsehen können, ist damit kein Komfort mehr, sondern Beweisvorsorge.
Krankmeldung: was gemeldet wird und was hochgeladen wird
Beschäftigte müssen eine Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Dauert sie länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen — der Arbeitgeber darf sie auch früher verlangen (§ 5 Abs. 1 EFZG).
Für gesetzlich Versicherte hat sich der zweite Teil verschoben: Sie lassen die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen und sich die Bescheinigung aushändigen (§ 5 Abs. 1a EFZG) — den Nachweis selbst ruft der Arbeitgeber elektronisch bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV). Die Meldepflicht bleibt davon unberührt: Der Anruf am Morgen ersetzt sich nicht von selbst.
Für die Software heißt das zweierlei. Die Meldung gehört ins System, damit Team und Zeitkonto sofort den richtigen Stand haben. Der Papiernachweis dagegen ist nur noch in den verbliebenen Fällen relevant: privat Versicherte, Erkrankung im Ausland, Bescheinigungen von Ärzten ohne Kassenzulassung, freiwillig früh eingereichte Atteste. Genau dafür gibt es den Nachweis-Upload — als Foto oder PDF direkt am Antrag. Ein automatisierter eAU-Abruf bei der Krankenkasse ist das ausdrücklich nicht; dieser Weg läuft weiterhin über die Lohnabrechnung.
Wie der Ablauf in HaiSoTec Times aussieht
Abwesenheiten werden digital beantragt — ganztägig oder stundenweise, vom Jahresurlaub bis zum Arzttermin am Nachmittag. Die Abwesenheitsarten sind frei definierbar, sodass Sonderurlaub, unbezahlte Freistellung oder Fortbildung als eigene Kategorie geführt werden können statt als Fußnote.
Anträge laufen gebündelt auf einer Seite zusammen — Zeitkorrekturen, Abwesenheits- und Home-Office-Anträge nebeneinander, mit Zählern für offene Vorgänge und Bearbeitungsfristen. Genehmigen oder Ablehnen geht mit Begründung, die Antragstellenden werden automatisch benachrichtigt. Jede Genehmigung wird mit Verantwortlichem und Vorher-Nachher-Vergleich protokolliert.
Das Urlaubskonto rechnet dabei mit: Resturlaub, Übertrag aus dem Vorjahr und Sonderurlaub stehen im persönlichen Dashboard, sichtbar für Beschäftigte und Vorgesetzte in denselben Zahlen. Betriebsferien trägt die Verwaltung einmal zentral für alle ein, statt sie in dreißig Einzelanträge zu zerlegen.
Ein Detail, das im Alltag mehr Streit vermeidet, als es Aufwand kostet: Home-Office ist bewusst keine Abwesenheit. Der Tag bleibt ein normaler Arbeitstag mit normaler Zeiterfassung, wird aber im Team-Kalender angezeigt. So weiß das Team, wo jemand sitzt, ohne dass das Urlaubskonto berührt wird.
Der Team-Kalender — und die Grenze der Sichtbarkeit
Der Team-Kalender zeigt Abwesenheiten als farbige Balken über Monate hinweg, filterbar nach Abteilung und Standort, mit Feiertagen und Betriebsferien. Genehmigte Abwesenheiten lassen sich zusätzlich in einen abonnierbaren Google-Kalender übertragen, der Kalender selbst per CSV exportieren.
Wichtig ist dabei die Abstufung der Sichtbarkeit: Als privat markierte Abwesenheitsarten erscheinen für Kolleginnen und Kollegen nur neutral als „Abwesend". Dass jemand nicht da ist, muss das Team wissen, um planen zu können. Warum jemand nicht da ist, geht es nichts an — eine Kur oder eine längere Erkrankung ist eine Gesundheitsangabe und gehört nicht in einen Wandkalender für alle.
Warum die Zahlen am Monatsende stimmen
Hier schließt sich der Kreis zum Anfang. Bezahlte Abwesenheiten und Feiertage werden als Stunden gutgeschrieben, bewertet mit der vertraglichen Tagesarbeitszeit. Im Stundenzettel und in den Exporten erscheinen sie in einer eigenen Spalte, getrennt von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit — und daneben die Summe der bezahlten Stunden insgesamt.
Der Effekt: Das Überstundenkonto stimmt auch in einem Monat mit zwei Urlaubswochen, ohne dass jemand nachträglich etwas glattzieht. Die Lohnbuchhaltung bekommt monatliche Stundenzettel als PDF und Zeiteinträge als Excel-Export, wahlweise pro Mitarbeiter oder pro Projekt, mit sauber getrennten Spalten.
Praxis-Beispiel
Ein Handwerksbetrieb mit 22 Beschäftigten führt Urlaub bislang in einer Excel-Datei auf dem Server. Im Juli fällt ein Monteur mitten in seiner Urlaubswoche für drei Tage aus und meldet sich krank. Die ärztliche Bescheinigung liegt vor.
In der Tabelle passiert dadurch: nichts. Die Woche bleibt als Urlaub verbucht, die drei Tage sind verloren — bis der Monteur im Herbst nachfragt und jemand den Vorgang rekonstruieren muss. Nach § 9 BUrlG stehen ihm die Tage zu.
Digital verbucht läuft derselbe Fall anders: Die Krankmeldung wird für den betreffenden Zeitraum erfasst, die drei Tage werden nicht auf den Jahresurlaub angerechnet und stehen wieder im Urlaubskonto. Gleichzeitig bleibt das Soll der Woche korrekt reduziert, das Überstundenkonto also unverändert. Im Team-Kalender sehen die Kollegen für diese Tage nur, dass er abwesend ist. Und im Monatsstundenzettel steht die bezahlte Abwesenheit in ihrer eigenen Spalte — die Lohnbuchhaltung muss nicht nachfragen, was in dieser Woche eigentlich los war.
Worauf zu achten ist
Den Übertrag früh klären — nicht erst im Dezember. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG ist eine Übertragung ins Folgejahr nur bei dringenden betrieblichen oder in der Person liegenden Gründen statthaft; dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten gewährt und genommen werden
Auf Resturlaub aktiv hinweisen — dieser Verfall greift nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig aufgefordert und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat; ohne diesen Hinweis beginnt auch die Verjährung nicht (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Ein einsehbarer Kontostand ersetzt den Hinweis nicht, erleichtert ihn aber
Abwesenheitsarten sauber trennen — bezahlt und unbezahlt, urlaubswirksam und nicht urlaubswirksam. Nachträglich umzusortieren ist der aufwendigste Teil einer Umstellung
Sichtbarkeit vorab festlegen — welche Arten für das Team nur als „Abwesend" erscheinen, gehört vor dem Rollout entschieden, nicht nach der ersten Beschwerde
Betriebsferien vor der Jahresplanung eintragen — sie berühren jedes einzelne Urlaubskonto
Arbeitsrechtliche Detailfragen abstimmen — dieser Beitrag ordnet die gesetzlichen Eckpunkte, ersetzt aber keine Rechtsberatung
Wie das in HaiSoTec Times abgedeckt ist
Abwesenheitsverwaltung ist in HaiSoTec Times kein Zusatzmodul, sondern Teil der Zeiterfassung — genau deshalb greifen Urlaubskonto und Zeitkonto ineinander. Anträge, Genehmigungen, Nachweis-Upload, Betriebsferien, Team-Kalender mit Google-Kalender-Sync und die Exporte für die Lohnbuchhaltung gehören zum Funktionsumfang. Gehostet in Frankfurt, DSGVO-konform, jede Änderung protokolliert.
Zwei Grenzen gehören dazu gesagt: Times ist kein Lohnabrechnungssystem — es liefert die aufbereiteten Stunden als PDF und Excel, die Abrechnung selbst bleibt bei der Lohnbuchhaltung oder beim Steuerbüro. Und der eAU-Abruf bei der Krankenkasse läuft nicht über Times, sondern weiterhin über den Abrechnungsweg; im System liegt die Meldung und, wo einer existiert, der hochgeladene Nachweis.
Wer Vertragsdaten wie Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubsanspruch zentral pflegen möchte, verbindet Times auf Wunsch mit HaiSoTec People: Die Stammdaten kommen dann aus dem Personalsystem als führender Quelle, genehmigte Arbeitszeiten fließen täglich zurück. Nötig ist das nicht — Times funktioniert eigenständig.
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