Einleitung
Wer die Arbeitszeit sauber erfasst, hat Pausen, Überstunden und Ruhezeiten im Blick und kann belegen, wer wann gearbeitet hat. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Die Bundesregierung will die elektronische Erfassung regeln; einen Zeitplan für die Reform gibt es nach ihrer Auskunft noch nicht. Dieser Beitrag zeigt, was heute gilt, was geplant ist und wie die Erfassung mit HaiSoTec Times im Alltag aussieht.
Was heute schon gilt
Die Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz. Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen. Das Bundesarbeitsgericht leitet daraus die Verpflichtung der Arbeitgeber ab, „ein System zur Erfassung der von ihren Arbeitnehmern geleisteten täglichen Arbeitszeit einzuführen, das Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden umfasst" (BAG, 13.09.2022 – 1 ABR 22/21, Rn. 43). Das Gericht folgt damit dem Europäischen Gerichtshof, der ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" verlangt (EuGH, 14.05.2019 – C-55/18, Rn. 60).
Für die Praxis heißt das:
Alle Arbeitnehmer. Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer im Betrieb (Rn. 55), soweit der Gesetzgeber auf Grundlage der EU-Arbeitszeitrichtlinie keine Ausnahme vorsieht (Rn. 56 und 57).
Keine feste Form. Die Erfassung muss „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen"; je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen (Rn. 65).
Aufschreiben dürfen die Beschäftigten selbst. Die Aufzeichnung lässt sich an sie delegieren (Rn. 65). Verantwortlich bleibt nach Auffassung des Bundesarbeitsministeriums der Arbeitgeber.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. „Eine Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Wege", schreibt das Ministerium in seinen Antworten auf häufige Fragen. Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten gelten auch dann.
Dazu kommen zwei Pflichten, die schon länger im Gesetz stehen. Arbeitszeit, die werktäglich über acht Stunden hinausgeht, zeichnet der Arbeitgeber auf, und die Nachweise bewahrt er mindestens zwei Jahre auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Bei geringfügig Beschäftigten, also Minijobs und kurzfristigen Beschäftigungen, und in den Branchen, die § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes nennt, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten.
Was geplant ist
Im Koalitionsvertrag von 2025 haben CDU, CSU und SPD vereinbart: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregeln vorsehen." Zugleich soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit möglich werden. Zum Stand schrieb die Bundesregierung am 23. September 2026 in einer Antwort an den Bundestag: „Die konkrete Umsetzung ist aktuell noch Gegenstand regierungsinterner Absprachen. Ein Zeitplan liegt nicht vor." Bis eine Änderung in Kraft tritt, gilt das Arbeitszeitgesetz in seiner bisherigen Fassung.
Stand: Oktober 2026. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
Stempeln, wo die Arbeit beginnt
Mit HaiSoTec Times stempeln Beschäftigte dort, wo die Arbeit beginnt: am Rechner, am Smartphone oder in der Browser-Erweiterung. Beginn, Pausen und Ende sind damit sofort in Times erfasst, und jede Person kann ihre eigenen Zeiten ansehen.
Pausen und Höchstarbeitszeit im Blick
Ist die Startseite von Times geöffnet, weist sie eine Viertelstunde vor einer Pflichtpause darauf hin, die Browser-Erweiterung eine halbe Stunde vorher. Steht die Pause dann noch aus, beendet Times bei geöffneter Startseite die Arbeitsphase und startet die Pause. Nach § 4 ArbZG sind das 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeit und 45 Minuten insgesamt bei mehr als 9 Stunden, gezählt in Abschnitten von mindestens 15 Minuten. Nach 10 Stunden Arbeit hält der Timer an (§ 3 ArbZG). An Sonntagen und bundesweiten Feiertagen lässt sich die Erfassung nicht starten und kein Eintrag anlegen (§ 9 ArbZG). Greift eine gesetzliche Ausnahme, trägt die Verwaltung die Zeit mit Begründung nach.
Nachtragen mit klaren Regeln
Einträge lassen sich nachtragen, etwa wenn das Stempeln vergessen wurde. Wie weit zurück Beschäftigte ihre Zeiten selbst ändern dürfen, legt der Betrieb fest: von 0 bis 30 Arbeitstagen, den Buchungstag eingerechnet. Für ältere Tage beantragen sie mit Begründung die Freigabe, und die Verwaltung entscheidet. Auch beim Nachtragen prüft Times Pausen und Höchstarbeitszeit und nimmt keinen Eintrag an, der zu einem neuen Verstoß führen würde. Änderungen an Beginn, Ende und Dauer hält Times im Protokoll fest: wer wann geändert hat und wie die Werte vorher und nachher lauteten.
Läuft der Timer über Nacht weiter, beendet Times ihn um 2 Uhr mit geschätzter Endzeit, höchstens zehn Stunden am Tag, und markiert den Eintrag als „Automatisch beendet". Die tatsächliche Endzeit lässt sich danach nachtragen.
Stundenzettel und Berichte
Den Stundenzettel für den Monat laden Beschäftigte selbst als PDF oder Excel herunter; die Verwaltung kann das für jede Person tun. Beide Fassungen führen bezahlte Abwesenheiten und Feiertage als eigene Zeilen ohne Uhrzeiten. Die Excel-Fassung listet zudem jeden Eintrag einzeln mit Beginn, Ende und Dauer und kennzeichnet Korrekturen der Verwaltung samt Begründung.
Jeden Montag prüft Times die Vorwoche, am Monatsersten den Vormonat. Die Verwaltung bekommt in der App eine Benachrichtigung, wenn Pausen fehlen, die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen kürzer als 11 Stunden war oder die Wochenstunden im Schnitt über 48 lagen.
Praxis-Beispiel
Ein typisches Szenario: ein Elektrobetrieb mit zwölf Beschäftigten, davon acht Monteure auf wechselnden Baustellen. Die Monteure stempeln am Smartphone, sobald sie auf der Baustelle anfangen. Wer um 7 Uhr begonnen hat und die Startseite offen hat, sieht um 12:45 Uhr den Hinweis, dass in einer Viertelstunde die Pflichtpause fällig ist, und unterbricht für die Mittagspause. Läuft bei einem Kollegen der Timer über Nacht weiter, ist sein Eintrag am nächsten Morgen als „Automatisch beendet" markiert, und die Büroleitung trägt die tatsächliche Endzeit nach seiner Angabe ein. Am Monatsende lädt die Büroleitung die Stundenzettel als Excel-Datei herunter und gibt sie an das Steuerbüro weiter. Ob irgendwo Pausen oder Ruhezeiten zu kurz kamen, hat ihr schon der Bericht am Montag gezeigt.
Worauf zu achten ist
Pausen vorab festlegen. § 4 ArbZG verlangt „im voraus feststehende Ruhepausen". Die automatische Pause in Times ist das Sicherheitsnetz, nicht der Plan.
Die Regeln vorher klären. Wie weit zurück Beschäftigte selbst nachtragen dürfen, stellt der Betrieb in Times ein. Wer erfasst und wer Änderungen freigibt, halten Betriebe am besten kurz schriftlich für alle fest.
Den Betriebsrat einbeziehen. Wo es einen Betriebsrat gibt, bestimmt er mit, wie die Erfassung im Betrieb ausgestaltet wird (BAG, Rn. 64 bis 67).
Zwei Jahre aufbewahren. Die Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Times hält die Einträge vor, und auch Löschungen stehen im Protokoll.
Regionale Feiertage mitdenken. Times sperrt Sonntage und die bundesweiten Feiertage für die Erfassung. Feiertage, die nur in einem Bundesland gelten, behält der Betrieb selbst im Blick.
Ruhezeiten planen. Times zeigt an, wenn zwischen zwei Arbeitstagen weniger als 11 Stunden Ruhe lagen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Die Schichtplanung bleibt Aufgabe des Betriebs.
Wie das in HaiSoTec Times abgedeckt ist
Zu HaiSoTec Times gehören das Stempeln am Rechner, am Smartphone und in der Browser-Erweiterung, die Prüfung der Pausen nach § 4 ArbZG und der Zehn-Stunden-Grenze nach § 3 ArbZG, das Nachtragen mit Protokoll, der Stundenzettel als PDF und Excel sowie die Wochen- und Monatsberichte. Für die Lohnabrechnung liefert Times die Stunden; abgerechnet wird weiter im Lohn- oder Steuerbüro. DSGVO-konform und gehostet in Frankfurt.
Zeiterfassung in der Symbolleiste: die Erweiterung für den Browser — Arbeitszeit ablesen und stempeln, ohne die Zeiterfassung zu öffnen
Resturlaub übertragen: der Jahreswechsel im Urlaubskonto — die Urlaubskonten zum Jahresende
Ausprobieren
Unverbindlich beraten lassen — Kostenloses Erstgespräch (~30 Minuten) oder 15-Min-Rückruf; Antwort innerhalb eines Werktags
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